I cambi di paradigma all’interno dell’azienda non sono affatto nuovi: anche se molte imprese li programmano, molte invece non verificano la solidità dei propri piani di continuità e alcune avranno certamente riscontrato delle carenze nei propri piani a seguito della pandemia di Covid-19 e l’esigenza di attivarli in tempi rapidissimi.
Avendo la pandemia modificato il modo di lavorare di molti dipendenti, le imprese hanno reagito per assicurare il coinvolgimento della propria forza lavoro e per mantenere i legami sociali e la produttività. Non potendo far finta che non esista il Covid-19, le imprese stanno realizzando che probabilmente non potranno mai tornare ai metodi di lavoro precedenti, e che il modo di interagire dei dipendenti è cambiato, forse per sempre.
Esse cercano di trovare in che modo migliorare la propria resilienza e acquisire un vantaggio sui propri competitor rendendo possibili dei legami sociali stretti all’interno del proprio organico; legami e forme di collaborazione che superano la distanza fisica e riflettono il futuro del lavoro flessibile. In questo articolo esploriamo l’importanza delle diverse strategie di benessere e le tecnologie e le prassi che le imprese possono utilizzare per sostenere il benessere sociale dei propri collaboratori.
Distanziamento sociale e comunicazione
Senza dubbio, le imprese guarderanno al 2020 e ai mesi e agli anni che seguiranno come un periodo di rapido cambiamento trasformativo e di incertezza. La pandemia di Covid-19 si è abbattuta in modo indiscriminato sull’occupazione, sulle prassi di lavoro, sui ruoli e sulle gerarchie, ribaltando l’approccio al lavoro, nonché le aspettative delle imprese rispetto alle aziende per cui lavorano.
I cambiamenti che le imprese hanno dovuto realizzare hanno influenzato il modo di interagire tra i colleghi, hanno obbligato i manager ad allentare i controlli, a delegare ai propri team e alle singole persone, e hanno spinto le imprese a trovare nuovi modi per operare in modo più efficiente e per migliorare l’esperienza dei dipendenti.
Una differenza fondamentale tra la trasformazione causata da Covid-19 e altre forme di cambiamento radicale dei luoghi di lavoro è stata la sostituzione dei rapporti fisici con la connettività virtuale che, benché utile, può costituire fonte di problemi di comunicazione e isolamento. Storicamente è possibile che le imprese abbiano dato per scontata la vicinanza dei propri collaboratori e la facilità di creare dei legami sociali tra i colleghi. Facilitare i rapporti tra le persone è fondamentale per creare dei rapporti significativi che realizzino sia gli obiettivi aziendali sia il benessere dei dipendenti, come spiega Charles Alberts, Head of Health Management presso Aon UK:
‘Il luogo di lavoro è il contesto ideale per migliorare il benessere sociale. Spesso le persone si recano nello stesso posto, ogni giorno, in orari definiti, presumendo che lavoreranno insieme per realizzare degli obiettivi comuni. Anche se questo avvicina le persone le une alle altre, vi è la tendenza a essere troppo concentrati sul lavoro, perdendo l’opportunità di dare vita a un legame reale e personale.’
Prima della pandemia, la solitudine era già endemica all’interno della nostra società, come evidenzia la guida 2020 Aon loneliness, dove nella sola Inghilterra il 5% degli adulti dichiara di sentirsi “sempre” o “spesso” solo. Anche nel più movimentato degli ambienti, le persone possono sentire un senso di isolamento e di solitudine. Una realtà che produce degli effetti sociali sotto forma di maggior numero di giorni di malattia e di minore produttività, oltre che effetti sulla salute delle persone, come dimostra uno studio che ha riscontrato che la solitudine presenta gli stessi effetti negativi sulla salute fisica del fumo di 15 sigarette al giorno.
Migliorando la nostra consapevolezza dell’isolamento sociale e dei suoi rischi, secondo Charles abbiamo l’opportunità per far sì che Covid-19 diventi il trampolino di lancio per un maggior dialogo e un’azione più forte sulla solitudine, non da ultimo perché è probabile che per molte persone la vita non ritornerà immediatamente alla normalità:
‘La solitudine può causare problemi di salute cronici come ad esempio malattie cardiovascolari, e favorire altre problematiche come ad esempio la depressione. Le persone che sentono dei legami con altre persone sono più resilienti rispetto al mondo che le circonda. Sono maggiormente in grado di affrontare il cambiamento, collaborano meglio e hanno risultati migliori. Anche se è cresciuta la consapevolezza dell’isolamento sociale, non dobbiamo dimenticare che in ogni momento nove milioni di persone nel solo Regno Unito soffrono di solitudine, ed è un problema che non riguarda solo gli anziani.’
Per alcuni, la solitudine potrebbe compensare gli aspetti positivi di lavorare da casa, ed è un aspetto che le aziende devono affrontare per proteggere la salute e il benessere. Per combattere i crescenti livelli di ansia e di solitudine causati dalla separazione fisica dovuta alle nuove modalità di lavoro, le imprese devono cercare di individuare meglio i collaboratori che sperimentano queste sensazioni e colmare il divario fisico ed emotivo creato da queste nuove modalità di lavoro. La soluzione non dovrebbe limitarsi a un dialogo tra l’azienda e il dipendente. Al contrario, le imprese devono introdurre all’interno delle proprie strategie di salute e benessere delle contromisure che affrontino direttamente questo problema.
Nei primi giorni e nelle prime settimane della pandemia di Covid-19, la priorità era accertarsi che le persone avessero il supporto di cui avevano bisogno dopo i lockdown nazionali. Anche se molte imprese hanno utilizzato delle app dedicate agli aspetti della salute e del benessere, come WellOne di Aon, per accertarsi che i propri collaboratori avessero accesso a informazioni, consigli e assistenza, serviva anche una comunicazione efficace per accertarsi che esse fossero a conoscenza delle risorse messe a loro disposizione. Mike Lie-A-Lien, Health Manager presso Vandelande, società esperta in automazione logistica, spiega che in un’organizzazione complessa e diversificata, l’impresa deve essere in grado di cogliere una grande varietà di esigenze dei dipendenti:
‘Il nostro organico è ampio e diversificato: si va dalla gestione aeroportuale a terra che si occupa di logistica fino agli impiegati, abbiamo quindi bisogno di una strategia del benessere che sia altrettanto diversificata. Mi reco regolarmente presso le varie sedi di lavoro per comprendere i ruoli operativamente. In questo modo riesco a comprendere cosa funziona e cosa non funziona dei programmi. Sostanzialmente, partiamo sempre dal dipendente, chiedendo di cosa ha bisogno per svolgere la propria attività e per avere un aiuto nella sua vita. Monitorando gli sviluppi e collaborando da vicino con i dipendenti, possiamo superare insieme qualunque problema.’
L’apertura nella comunicazione e metodi differenti di interazione sono la chiave per raggiungere le persone che svolgono lavori differenti e che vogliono essere appoggiati in modi differenti. Charles Alberts di Aon ci spiega perché ritiene che creare un legame rappresenti l’elemento più importante per assicurare un dialogo di qualità:
‘Le imprese devono sostanzialmente essere in grado di approcciare la persona in modo naturale. Comprendere la gestione degli aspetti sanitari è l’aspetto facile: una volta compreso questo, le imprese devono trovare il modo per raggiungere veramente le persone e coinvolgerle nell’argomento.’
Charles Alberts, Head of Health Management presso Aon UK
Secondo Mike, la comunicazione continuativa attraverso dei canali a cui le persone rispondono positivamente è stata di fondamentale importanza per la sua impresa durante tutta la pandemia, e ritiene che offrire delle soluzioni ad elevato coinvolgimento con una reale utilità debba essere la chiave di volta di qualunque strategia del benessere:
“La condivisione delle informazioni continuerà ad essere un aspetto fondamentale per assicurare che i dipendenti comprendano in che modo li supportiamo. Abbiamo realizzato dei filmati, creato dei pacchetti informativi e condiviso delle conoscenze per aiutare le persone a superare questo momento difficile. Si trattava di contributi che spaziavano dal modo per mantenersi in forma, all’ergonomia delle postazioni di lavoro, fino ad aiutare le persone a raggiungere dei nuovi obiettivi a breve termine nella vita privata e quella lavorativa.”
Guardando al futuro per valutare le esigenze della propria attività, è chiaro che per molte organizzazioni i legami sociali tra i colleghi verranno alterati in modo fondamentale dalla crescente prevalenza, e in alcuni casi da una cultura dominante, del telelavoro e del lavoro da casa. Progettare dei canali comunicativi che consentano ai manager di comprendere e di rispondere alle esigenze e alle sfide dei propri collaboratori è fondamentale per creare nuovamente un’infrastruttura sociale di supporto.
Un approccio alle strategie di benessere incentrate sulle persone
Prima della pandemia, molte imprese stavano già cercando un modo per mettere le persone al centro delle loro strategie aziendali e dei valori aziendali. Secondo Mike Lie-A-Lien, l’obiettivo della loro strategia in ambito risorse umane è sempre stato quello di creare dei collaboratori presenti e coinvolti dal lavoro, perché dietro al valore dell’azienda vi sono le persone.
Anche se i collaboratori e l’impresa erano preparati al cambiamento, gli effetti della pandemia sono stati però molto più estesi di quanto previsto, e oggi si trovano in una situazione in cui devono continuare a inventare nuovi modi per preservare la centralità delle persone e l’orientamento al futuro dell’impresa:
‘La pandemia ha creato una situazione difficile sia per le persone sia per le imprese, ma tutti hanno risposto bene alla pandemia in tempi rapidissimi, senza fare domande. Il ritorno sul posto di lavoro sarà a sua volta una nuova transizione. Dopo aver trovato nuovi modi di vivere la propria vita, talvolta anche molto positivi, ritornare al lavoro potrebbe essere stressante dal punto di vista emotivo. Dobbiamo assicurare supporto ai nostri collaboratori in cambio del mantenimento dell’operatività aziendale.’
Molte attuali strategie in ambito risorse umane sono strutturate intorno a un ufficio quale principale contesto lavorativo, ma con il cambiamento del panorama lavorativo tali strategie e le politiche sul benessere dovranno adattarsi alla trasformazione degli scenari lavorativi e personali.
Con l’apertura del mercato del lavoro e il ritorno di molte persone a cercare un’occupazione a tempo pieno, le imprese devono anche mostrare comprensione nei confronti delle persone che entrano in azienda.
Iniziare un nuovo lavoro presentava delle difficoltà anche prima di Covid-19, pertanto, e dato che le imprese stanno cambiando le proprie prassi e stanno vivendo altre difficoltà interne per realizzare questi cambiamenti, tutto ciò può risultare particolarmente disorientante per i nuovi arrivati.
Le imprese devono valutare in che modo veicolare i propri valori ai nuovi arrivati e affrontare in modo complessivo le difficoltà che le persone si trovano a gestire quando entrano in un’azienda in un contesto di radicale cambiamento, in particolare in un momento in cui si è diffuso il telelavoro.
Anche se le soluzioni digitali come, ad esempio, l’e-learning possono essere utilizzate come strumenti di assunzione e formazione, le imprese devono anche considerare in che modo il distanziamento fisico influisce sulla creazione di legami e sul benessere sociale. Consentire ai dipendenti di sentirsi ben accetti e instaurare dei legami con i loro colleghi, ed essere accolti all’interno di una cultura aziendale, è tanto importante quanto comprendere le policy e le procedure.
Preparare le persone e i processi alla nuova “normalità”
Il fatto che le persone dichiarino di apprezzare sempre più il lavoro da casa rappresenta la punta dell’iceberg. Identificare e realizzare i cambiamenti che porteranno ad ottenere la resilienza organizzativa di domani rappresenta la vera sfida per le imprese e la società allo stesso tempo, in particolare in un momento in cui il distanziamento sociale sarà una problematica costante.
A breve termine, l’innovazione che guida il luogo di lavoro verso la giusta direzione dovrà essere incentrata sulle persone, e allo stesso tempo rappresenterà il percorso verso un miglioramento delle performance. Sul lungo periodo invece, per la resilienza delle imprese è fondamentale garantire una ridefinizione dell’intera catena di valori, per proteggerla da altre situazioni impreviste, ad esempio altre pandemie, il cambiamento climatico, atti terroristici. Le imprese stanno cambiando prospettiva, passando a una mentalità “non se, ma quando”, e anche in questa ridefinizione le persone dovranno essere poste al centro.
Mike fa un passo oltre, considerando sullo stesso piano i clienti di Vandelande e gli utilizzatori finali dei loro servizi.
La stretta prossimità tra l’impresa e questo gruppo esteso fa sì che egli consideri gli effetti più ampi delle iniziative che mette in campo, non limitandosi a una vision ristretta e compartimentata. Il maggiore “spazio vitale” di cui le persone avranno bisogno non influenzerà solo il modo in cui le persone si sposteranno negli aeroporti oppure saranno collocate sugli aeroplani, ma avrà effetti anche sul personale di supporto negli uffici, e nel modo in cui gli edifici stessi saranno progettati:
‘Gestendo aeroporti, lavoriamo in uno spazio condiviso con i clienti, dobbiamo quindi comprendere l’impatto che il virus ha su di loro nel modo in cui si comportano, ma anche individuare le modalità per preservare la sicurezza di tutti. Rientrando al lavoro, dobbiamo aiutare le persone a comprendere il punto di vista del cliente e gestire questo cambiamento di modalità operative. Come lavorare in sicurezza, quali sono le nuove priorità, e l’upskilling: stiamo dedicando il maggior tempo possibile a comprendere in che modo poter soddisfare la nuova ondata di bisogni.’
Aiutare i manager a gestire il benessere sociale
Ciò considerato, molti manager e line manager avranno delle difficoltà da affrontare man mano che verranno introdotte nuove modalità di lavoro. Vi sarà pressione su di loro affinché comprendano la nuova normalità e sostengano i loro diretti sottoposti: si tratta di un compito molto arduo se si considera che molti erano già indietro sul fronte del benessere della forza lavoro. Charles concorda e afferma che la pressione a cui sono sottoposti i line manager potrebbe di per sé creare delle difficoltà impreviste nell’esplorazione di nuove modalità di lavoro:
‘I line manager hanno enormi responsabilità per i propri diretti sottoposti, che spesso le imprese non riconoscono, ed è loro richiesto per di più di mantenere sempre lo stesso livello di performance. I line manager si assentano per meno giorni rispetto ad altri gruppi di lavoro e soffrono di ansia e depressione con frequenza superiore rispetto ai propri diretti sottoposti.
Occorre una maggiore comprensione di questi aspetti, e un sistema migliore per aiutarli, evitare che questa situazione peggiori con il cambiamento delle loro responsabilità, e per poter crescere.’
Questo può dare vita a una reale sfida per i line manager, che dovranno affrontare situazioni nuove, ma Mike pone l’attenzione sulla necessità di affrontare questa nuova dinamica. Mantenendo un dialogo aperto e offrendo formazione e supporto continuativi, è fiducioso che le imprese potranno affrontare le sfide, come ha fatto Vandelande:
‘Teniamo sotto attenta osservazione anche l’evasione, ovvero quando le persone si recano al lavoro per evadere da altri problemi della loro vita. I nostri manager sono formati per esaminare i problemi personali e aiutare le persone a trovare un modo per andare avanti.’
Soluzioni per il benessere sociale per un mondo nuovo
Migliorare i legami sociali sul luogo di lavoro in un momento in cui si diffonde il telelavoro è certamente più difficile, ma durante tutto il 2020 gli strumenti digitali e il pensiero creativo hanno dimostrato la possibilità di superare queste sfide. Sicuramente tutti noi avremo avuto modo di effettuare meeting virtuali con il team su Zoom, ma esistono anche alcune soluzioni digitali innovative che migliorano i collegamenti tra i dipendenti e la gestione a distanza dei team, oltre a promuovere la cultura e i valori aziendali.
Alcune imprese hanno adottato delle applicazioni che simulano delle aree break, ma in un formato virtuale. Il beneficio di questi spazi informali è che promuovono dei legami più estesi all’interno dell’azienda, al di là della stretta rete di dipendenti che interagiscono ogni giorno tra loro. Applicazioni come Donut, che lavora con la rete di comunicazione aziendale Slack, mettono in relazione alcuni colleghi e ricordano loro di incontrarsi, ad esempio per un caffè veloce, una creazione collaborativa oppure una chat virtuale. Dove una volta l’ambiente dell’ufficio forniva opportunità per parole di apprezzamento estemporanee e riconoscimenti per i risultati ottenuti, strumenti come Disco, che può essere integrato in Microsoft Teams, offrono l’opportunità di riconoscere la qualità del lavoro e favoriscono l’apprezzamento quotidiano dei collaboratori attraverso una piattaforma digitale.
La creazione di reti interne ha un ruolo importante anche per unire i gruppi di colleghi intorno a un obiettivo comune. Oltre all’opportunità di condividere le conoscenze, risolvere problemi e innovare, queste reti rappresentano anche uno spazio alternativo in cui collegarsi con altre persone che condividono gli stessi valori, le stesse preoccupazioni e le stesse esperienze di vita. Le reti interne possono produrre dei risultati positivi per l’intera impresa e anche per le singole persone grazie a migliori livelli di comunicazione, produttività e coinvolgimento del personale, ad esempio supporto a un gruppo LGBTQ, genitori che condividono problematiche specifiche che devono affrontare o persone che hanno un legame sportivo.
Un’altra area in cui si stanno facendo passi da gigante è quella delle mentorship, in cui il benessere sociale e professionale si incontrano per offrire alle imprese un modo per mantenere il coinvolgimento e il collegamento con i dipendenti.
Secondo Charter, questo tipo di impegno ad ascoltare il punto di vista dei dipendenti favorirà il loro coinvolgimento e contribuirà a realizzare un futuro sostenibile per le organizzazioni:
‘Creare programmi di mentorship aiuta le persone a imparare le une dalle altre, rendendole nel contempo più empatiche, creando forti legami e ampliando la rete interna. Il mentoring inverso (dove i lavoratori junior fanno da mentor per i lavoratori senior) può abbattere le barriere sociali e creare legami più forti, per un gruppo molto più ampio di collaboratori grazie alle nuove conoscenze acquisite dai leader.’
Benché nel 2020 i rapporti lavorativi possano aver dovuto affrontare nuovi ostacoli, per molti la diffusione del telelavoro ha ripristinato un miglior equilibrio tra vita lavorativa e vita professionale, indicando alle imprese che in futuro dovranno anche assicurarsi di non sottrarre ai propri collaboratori gli elementi più importanti della loro vita.
Secondo Charles, nel correggere l’equilibrio che le persone hanno trovato dedicando più tempo alle cose che per loro sono importanti, i luoghi di lavoro non potranno più ignorare l’intrinseca esigenza di legami che le persone hanno riscoperto:
‘Le imprese devono anche dare ai dipendenti tempo sufficiente per creare dei legami al di fuori del lavoro, ad esempio attraverso le ferie annuali, i congedi di maternità e paternità, congedi per lutto, e tempo per svolgere attività di volontariato e altre attività sociali. Il tutto si ricollega alla nostra stessa essenza umana: i legami sociali sono di fondamentale importanza.’
Charles Alberts, Head of Health Management presso Aon UK
La forza lavoro resiliente del futuro
Per garantire che un’impresa sia sufficientemente resiliente per affrontare le continue sfide future, occorre rivedere costantemente i processi e le strategie del personale attualmente esistenti.
Se abbiamo imparato qualcosa dalla pandemia, è che i dipendenti ben supportati riescono con maggior probabilità a realizzare le proprie potenzialità nonostante le avversità, in questo caso la repentina trasformazione del rapporto tra vita professionale e lavorativa che conoscevamo. Guardando al futuro, un numero crescente di imprese dovrebbe spostarsi verso le strategie del benessere incentrate sulle persone che promuovono i consulenti di Aon, strategie che mettono il benessere della forza lavoro allo stesso livello della soddisfazione dei clienti. Ascoltare i dipendenti e comprendere le loro esigenze e i loro desideri sono due attività che secondo Mike Lie-A-Lien di Vandelande sono centrali per la futura strategia della sua azienda:
‘Continuando ad imparare dai nostri collaboratori, e garantendo il loro coinvolgimento nelle nostre attività, stiamo dando vita a un personale empatico, creativo e flessibile, che secondo noi sarà in grado di affrontare qualunque difficoltà.’
Fondamentalmente, assicurare una comunicazione aperta attraverso legami personali genuini, agevolati dai recenti strumenti social, è un elemento importante per assicurare la collaborazione e creare un lavoro significativo per la forza lavoro. Mike ritiene che far parte del percorso dell’azienda, e coinvolgere i dipendenti nel raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione, sia lo strumento più potente che un’organizzazione può mettere in campo:
‘Abbiamo capito che il nostro approccio aperto, incentrato sul dipendente, attira il genere di collaboratori che stiamo cercando: persone impegnate, in salute, che condividono i nostri valori in termini di un buon equilibrio tra vita professionale e vita lavorativa, e grazie a tutto ciò abbiamo anche un eccellente tasso di retention. Il Consiglio di amministrazione è molto coinvolto nello sviluppo di queste strategie, e il nostro team direttivo ha investito per farle funzionare.’
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