Sinds de intrede van het informatietijdperk en de exponentiële groei van digitale technologie is sociale verbondenheid veel toegankelijker geworden, maar tegelijkertijd ook oneindig veel ingewikkelder. Naarmate de hoeveelheid communicatiemogelijkheden is toegenomen, verlangen medewerkers steeds meer dat hun werkgevers hen in staat stellen om hun werk goed te doen en daarbij ook de controle te behouden over de balans tussen werk en privé. Maar daarin liggen wel een aantal valkuilen verborgen voor werkgevers. Om tegemoet te komen aan de behoefte van echt menselijk contact en positieve digitale sociale interactie is het voor werkgevers cruciaal om ervoor te zorgen dat ze het geluk, de tevredenheid en uiteindelijke de productiviteit van hun medewerkers weten te optimaliseren.
In de afgelopen 25 jaar is de wereld veranderd. De opkomst van het internet en mobiel verbonden apparaten creëerden een vruchtbare bodem voor de daaropvolgende hausse in digitale diensten die het leven makkelijker maken. Dat was het idee achter technologietoepassingen. Niet voor niets zijn vandaag de dag zes van de tien meest waardevolle organisaties ter wereld techbedrijven.
Degenen die zijn opgegroeid in dit technologische tijdperk, en daarmee deze technologieën uitstekend beheersen, noemt men ‘digital natives.’ Als je bedenkt dat 75% van de beroepsbevolking in 2025 ‘digital native’ is, is het niet verwonderlijk dat deze plotselinge generatieverandering grote gevolgen heeft voor de werkplek en de werkgevers.
Digitale technologie heeft een grote impact gehad op de manier waarop mensen leven en werken als het gaat om sociale verbondenheid, gamen, content delen, flexibel werken, communicatie en merkbetrokkenheid. Hierdoor zijn de verwachtingen van medewerkers over hoe (hun) werk eruit moet zien – mede gevoed door de belofte van meer eenvoudige, meer evenwichtige en productievere systemen – veranderd en zorgen ze ervoor dat de digitalisering zich verder ontwikkelt.
Sinds de stappentellers bij wijze van spreken gratis in cornflakesdozen zaten, is de acceptatie van digitale hulpmiddelen versneld. Van hartslagmeters ingebouwd in mobiele apparaten tot smartwatches en digitale mindfulness-accounts; mensen nemen hun gezondheid en vitaliteit serieuzer dan ooit en veel organisaties nemen er kennis van.
Als gevolg van deze plotselinge ‘vitaliteits’-verschuiving hebben werkomgevingen voorlopig moeite om deze trend te volgen. Vandaag de dag zegt 91% van de medewerkers dat ze graag moderne technologische oplossingen zien, maar slechts 20% van de organisaties implementeert mobiele HR- en productiviteitsoplossingen.
Vooral grotere organisaties ondervinden hierbij problemen, ten eerste bij het doorvoeren van deze veranderingen, maar daarnaast ook bij het zorgen dat mensen zich deze aanpassingen eigen maken en gaan gebruiken.
Om erachter te komen waarom deze strategieën niet beklijven – bijvoorbeeld door wantrouwen, digitale verveling, als mensen toch liever de allernieuwste toepassing gebruiken, of gewoon geen interesse tonen – is begrip van wat wel en niet werkt essentieel om de waarde van gezondheids- en vitaliteitsvoordelen vast te stellen.
Ondanks de vele opties die er zijn – van ervoor zorgen dat medewerkers genoeg slaap krijgen tot ervoor zorgen dat ze een gezond gewicht behouden – moet de kloof tussen de digitale oplossingen die mensen nodig hebben, en de opties die werkgevers aan hun medewerkers bieden, worden gedicht om er economisch voordeel uit te halen.
Of het nu gaat om de wensen van gebruikers of om het aanbod van techbedrijven en hun nieuwste oplossingen die de vraag stimuleren; Nuno Abreu, directeur bij Aon in Portugal, is van mening dat we in de toekomst met een ander soort medewerker te maken krijgen:
“De flexibiliteit en personalisatie die digitale technologie ons heeft gebracht, heeft invloed op de manier waarop mensen omgaan met hun werk. Als de huidige trend doorzet, kan dit de algemene dynamiek van werk veranderen, samen met de verwachting dat een nieuw type medewerker de werkplek betreedt. Dit wordt een uitdaging voor organisaties, maar als hier adequaat op ingespeeld wordt, kan het concurrentievoordeel opleveren.”
Als organisaties bovenaan in hun markt willen blijven meedraaien, is het van cruciaal belang dat de balans voor de medewerkers goed is en dat de organisatie de juiste technologie biedt om veerkrachtig te zijn in onvoorspelbare of veranderende omstandigheden.
Menselijke verbindingen creëren met technologie
Technologie heeft ongetwijfeld de moderne werkplek hervormd, met operationele verbeteringen en communicatiekanalen die ons in staat stellen om sociaal en professioneel, altijd en overal, met elkaar in contact te komen. Maar voelen collega’s zich op menselijk niveau nog wel verbonden met elkaar, ondanks alle mogelijke handige tools die we tot onze beschikking hebben? Uit onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de managers en medewerkers gevoelens van eenzaamheid ervaart als gevolg van de toegenomen techgedreven communicatie.
Terwijl chatdiensten en videoconferenties hebben geholpen bij de overgang naar meer thuiswerken, is de realiteit dat echt menselijk contact van nature fysieke nabijheid vereist. Daar ligt de echte uitdaging voor werkgevers, zowel tijdens de COVID-19-lockdown als tijdens het ‘nieuwe normaal.’ Andrea Tarantino, Global Reward & International Mobility Director bij Campari, is ervan overtuigd dat menselijke interactie essentieel is voor betekenisvolle sociale betrokkenheid:
“Het is interessant om te gaan zien hoe we straks weer met elkaar zullen omgaan en weer echt contact met elkaar gaan maken. Vóór de pandemie zagen we persoonlijke ontmoetingen als ‘handig dat het kan’, en moedigden we mensen steeds meer aan om dingen op afstand te doen, of in snelle samenkomsten, indien mogelijk. Nu zien we vergaderingen in persoon als ‘graag als het kan’, wetende dat het hebben van echte interactie positieve psychologische effecten heeft. We vonden de aanwezigheid van andere mensen heel gewoon, net zoals we al onze sociale activiteiten heel natuurlijk vonden. De nieuwe uitdaging is om functioneel handelen weer in balans te brengen met natuurlijk handelen.”
Er heeft ook een snelle acceptatie plaatsgevonden van minder gebruikte technologieën toen organisaties met noodzakelijk thuiswerken hun ‘business-as-usual’ probeerden voort te zetten.
Het geven van online workshops, met bijvoorbeeld digitale whiteboards en post-it notes, kan de groepssamenwerking vergemakkelijken en zorgen voor meer interactie, en het kan mensen helpen hun thuisomgeving te doen vergeten, omdat die manier van werken lijkt op de manier van werken die we gewend waren.
Videoconferenties hebben ook groepswerk gedemocratiseerd door een-voor-eenparticipatie. Collega’s samenbrengen op eenzelfde platform dat iedereen evenveel zichtbaar maakt, helpt mensen om zich meer betrokken te voelen in werkprocessen en het gevoel van teamwork te ondersteunen.
Aan de andere kant hebben intranetten en interne sociale kanalen ook een meer afgemeten benadering van het verzamelen van gegevens mogelijk gemaakt, waardoor iedereen kan bijdragen aan innovatie op een manier die gelijkheid in individuele zichtbaarheid heeft gecreëerd. Dit kan vooral nuttig zijn in grote organisaties, die ook hun risico-, beveiligings- en socialemediabeleid moeten herzien als dit mogelijk voor meer betrokkenheid van medewerkers via sociale media kan zorgen.
Bovenop de overvloed aan mogelijkheden is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alle medewerkers even goed in staat zijn om gebruik te kunnen maken van dergelijke technologieën. Nuno zegt dat er meer aandacht moet zijn voor het beschikbaar stellen van de nieuwe technologieën aan alle medewerkers – inclusief de oudere geneneraties – en dat het belangrijk is om hen betrokken te houden en onderdeel te laten zijn van het proces dat de volgende generatie in staat stelt hun potentieel waar te maken:
“COVID-19 heeft de agenda voor sociale vitaliteit en de impact daarvan op de mentale gezondheid vergroot. Voor de meeste organisaties was het ‘nu of nooit’ toen ze halsoverkop moesten besluiten voor massaal thuiswerken. Maar we kijken ook vooruit en weten wat de digitale vaardigheden in het ‘nieuwe normaal’ moeten zijn.”
Nuno Abreu, Directeur bij Aon in Portugal
Inzicht in de nadelen van een hyper-verbonden wereld
Zoals met elke grote verandering, zijn er ook onverwachte bijwerkingen. Omdat we via onze persoonlijke en mobiele apparaten op elk moment van de dag toegang hebben tot projectmanagementtools en communicatiekanalen, kan het werk binnendringen in het privéleven. Nuno legt uit dat, nu medewerkers eindelijk de flexibiliteit hebben waar ze naar verlangden, ze hiermee feitelijk tegen nieuwe problemen aankijken.
“Hoewel bij veel medewerkers deze flexibiliteit lang op hun wensenlijstje stond, moeten we ook rekening houden met de domino-effecten hiervan. Sommige mensen vinden het afschakelen van het werk moeilijker, omdat er geen grenzen meer zijn tussen werk en privé, terwijl anderen eigenlijk wel genoten van het reizen in het woon-werkverkeer, omdat het ze tijd gaf om rustig na denken. We moeten de dingen die we leuk vinden weer terugzien in te bouwen in ons leven, en geen slaven van de technologie worden.”
Het naleven van strictere werktijden en het trekken van duidelijke grenzen tussen wat voor de medewerkers is en wat er voor de werkgever is, is cruciaal. Een volledige time-out nemen, om echt de tijd te hebben voor reflecteren over de vraag of er echt aan persoonlijke behoeften tegemoet wordt gekomen, is ook belangrijk om evenwicht te vinden. In sommige landen wordt dit zeer serieus genomen door medewerkers wettelijk ‘recht te geven om de verbinding te verbreken’, zoals de Franse El Khomri-wet, waarin het recht van medewerkers op rusttijden van werkgerelateerde communicatie ligt verankerd.
Hoewel digitale tools nuttig kunnen zijn om sociale interactie makkelijk te maken en functionele ‘verbondenheid’ te creëren, zijn het geen goede tools om de gebruikers en hun carrière of levensrichting te definiëren.
Informatie delen via sociale kanalen heeft het makkelijker gemaakt om ons leven te vergelijken met dat van andere mensen, die zich vaak anders voordoen dan ze zijn. Voor een generatie die verslaafd is aan de dopamine rush van sociale media, die zich succesvol voelt als ze bekeken worden via sociale netwerken, die altijd ‘likes’ wil scoren en die ook de druk voelt om te voldoen aan op ‘likes’ gebouwde relaties, kunnen sommige digitale tools potentieel zeer schadelijk zijn voor de mentale gezondheid.
Verdraaiing van de werkelijkheid door verkeerde informatie en een verkeerde presentatie van jezelf, kan ook schadelijk zijn voor iemands zelfvertrouwen en begrip van de wereld, waardoor bestaande goede relaties kunnen mislopen. De toename van spectaculaire en sensationele content maakt het voor veel mensen steeds moeilijker om rationeel en effectief te reageren op wat er echt in de wereld gebeurt. Hierdoor kunnen emotionele problemen ontstaan die er voorheen niet waren.
De complexiteit van wat er speelt in de wereld wordt niet door iedereen goed begrepen, en het polariserende effect hiervan op de bevolking kan zelfs serieuze spanningen veroorzaken. Om de productiviteit hoog te houden, moeten werkgevers de touwtjes weer in handen nemen en hun medewerkers goed informeren over de mogelijke gevaren van online netwerken en informatieverspreiding.
Toch worden mensen wel wijzer door deze gevaren. Frank Bach, Lead Product Designer bij Headspace, zegt dat de COVID-19-pandemie mensen heeft gestimuleerd om hun relatie met technologie onder de loep te nemen, en dat ze nu op zoek zijn naar positieve manieren om met digitale tools om te gaan, zodat ze er ook echt iets aan hebben:
“Er vindt een verschuiving plaats naar oorspronkelijkheid. Mensen willen graag gezien en aangesproken worden op een manier die echt voelt. Ik zie de rol van apps als Headspace verschuiven naar een nog meer klantgericht model, waarin we echt problemen proberen op te lossen en te luisteren naar wat mensen willen. COVID-19 heeft mensen echt de ogen geopend, hen de controle teruggeven en daarbij gezegd: ‘U beslist zelf hoe u met technologie omgaat’. Mensen vinden zelf hun balans hierin: je kunt dus je telefoon uitzetten, meldingen van bepaalde chatgroepen dempen en de manier waarop je je werk naast je privéleven inricht aanpassen.”
Frank Bach, Lead Product Designer bij Headspace
In de dagen na de eerste COVID-19-lockdown, zag Headspace twaalf keer zoveel mensen gebruikmaken van de ‘Reframing Anxiety at-home Workout’ en een vertienvoudiging van ‘Meditation for Stress’. Ook Aon zag een toename van meer dan 25% in het gebruik van de Well One app.
Nuno zegt dat deze diensten niet alleen cruciaal zijn voor de vitaliteit van medewerkers, maar dat de gegevens die zij verstrekken helpen om ervoor te zorgen dat ze relevant zijn voor elke werkgever. Oplossingen kunnen worden afgestemd op elke individuele medewerker, terwijl ze gegevens verstrekken over de oorzaak van hun problemen; dat stelt organisaties in staat om ook echt de problemen van medewerkers aan te pakken, in plaats van de symptomen van het probleem:
“Voordat de Well One app er was, stelden we vooral vragen over de vijf pijlers van vitaliteit: fysiek, sociaal, emotioneel, professioneel en financieel, om een probleem te diagnosticeren en een herstelplan te maken. Maar met Well One hebben we een meer geschikte en betrouwbare manier om problemen te diagnosticeren, om meer praktische oplossingen te creëren en op maat gemaakte strategieën te definiëren.”
Maar hoe zit het met die medewerkers die zich actief afmelden voor deelname aan Well One, omdat ze hun gegevens niet willen delen met hun werkgever? Andrea, die Well One heeft geïmplementeerd, zegt dat het bieden van een basis voor mensen om veerkracht op te bouwen en de voordelen van een goede vitaliteit, essentieel is om ervoor te zorgen dat medewerkers ook daadwerkelijk gaan partciperen en er het maximale uithalen.
“Er ontstaan nieuwe dynamieken en we hebben nieuwe oorzaken voor spanning en stress. We besteden veel meer, of juist veel minder, tijd aan onze families en vrienden, en we moeten nieuwe manieren vinden om hiermee om te gaan nu we niet meer kunnen terugvallen op ons ‘normale’ gedrag. In tijden van onzekerheid hebben mensen sturing nodig, enige zekerheid die hen meer controle geeft over wat er gaande is. Door op een volledig transparante manier informatie te verstrekken en mensen helpen te begrijpen wat de veranderingen voor hen kunnen betekenen, stellen we hen op hun gemak, door de maatregelen die we inzetten.”
Andrea Tarantino, Global Reward & International Mobility Director bij Campari
Het ontwerpen van een betere toekomst
Naast de verschuivingen in technologische toepassingen in zowel werk als privé, zijn mensen ook getuige geweest van een ongekende hoeveelheid vluchtigheid. Frank is van mening dat de factoren waarop wij geen controle hebben van invloed kunnen zijn op onze verwachtingen van de wereld, onszelf en degenen die ons leven beïnvloeden:
“In de afgelopen tien jaar hebben we een wereldwijde recessie en een pandemie meegemaakt. Jongeren die in de afgelopen vijftien jaar hun entree maakten in het werkzame leven, weten dat er meer is dan alleen werk, zij kijken verder dan dat. Ze weten dat werk een belangrijk onderdeel van het leven is en de basis van het leven is, maar zijn zich er ook van bewust dat er overal bedreigingen zijn voor hun baanzekerheid en dat ze meer controle moeten hebben over de dingen die hun leven vormgeven.”
Andrea denkt dat de zaadjes voor veranderingen zijn geplant door de situatie die de COVID-19-pandemie heeft gecreëerd, niet alleen vanuit een persoonlijk, een-op-eenperspectief, maar ook vanuit een maatschappelijk perspectief:
“We zijn veel empathischer, gevoeliger en emotioneler geworden over bepaalde zaken. De pandemie heeft ons gedwongen om dingen directer aan te pakken – het gebrek aan menselijk contact heeft ervoor gezorgd dat we echt zijn gaan nadenken over wat het leven leuk maakt, wat onze waarden zijn en wat we het belangrijkst vinden. Door het zien van onze collega’s in hun thuisomgeving en het beter begrijpen van hun persoonlijke situaties, tot het kijken naar de bredere maatschappelijke effecten en de mensen die in de frontlinie voor anderen zorgen, hebben we meer begrip voor elkaar gekregen doordat we elkaar een tijdje niet hebben kunnen zien.”
In die zin kunnen digitale toepassingen een goed middel zijn om ervoor te zorgen dat de sociale activiteiten, waar medewerkers eerder van genoten, niet verloren gaan door omstandigheden waar ze geen grip op hebben. Bijvoorbeeld het samen met vrienden doen van sportoefeningen, kookcursussen, quizzen en wedstrijden, en het delen van grappen op sociale media. Andrea heeft uit de eerste hand de positieve resultaten gezien van het inzetten van sociale oplossingen:
“We hebben geprobeerd momenten van saamhorigheid te creëren, dat is een van onze waarden. Zo hebben we de Campari Social Club opgericht, waar mensen samen kunnen komen, een instrument kunnen bespelen, samen kunnen eten en drinken, of een groepsactiviteit, zoals yoga, kunnen doen. Het heeft een enorm positieve impact gehad op de interactie tussen mensen en het algemene gevoel van gezellig samenkomen.”
Andrea Tarantino, Global Reward & International Mobility Director bij Campari
Er zijn veel mogelijkheden om medewerkers en collega’s sociaal te betrekken, dit alles kan zowel digitaal als persoonlijk. Waarom dus het volgende niet overwegen?
- Teamrituelen, zoals een-op-een koffiedrinken of lunchen
- Regelmatige check-ins en algemene updates geven
- Delen van ontspannings- en gezondheidstips
- Een club oprichten (bijvoorbeeld een boekenclub)
- Organiseren van wedstrijden en teamactiviteiten
- Organiseren trainingssessies buiten het werk om, zoals het leren van een taal
U kunt ook onderstaande tips proberen om uw relatie met collega’s te optimaliseren als u vanuit huis werkt:
- Deel foto’s en video’s van uw privéleven
- Heb contact via een videoverbinding, niet alleen via telefoon, om de menselijke verbondenheid te vergroten
- Laat collega’s kennismaken met andere mensen in uw leven en/of gezin
- Maak tijd om niet-werkgerelateerd bij te praten
- Deel activiteiten die u helpen om thuis te werken
- Gebruik chatservices om regelmatig contact te hebben
- Probeer gebruik te maken van samenwerkingssoftware, zoals whiteboards en projectmanagementtools
Zorgen voor positieve sociale verbindingen is een uitdaging, zelfs in kantooromgevingen. Maar naarmate we meer afhankelijk worden van digitale tools om onze verbondenheid mogelijk te maken, moeten we ervoor zorgen dat de hele organisatie hierbij betrokken is. Andrea ziet het tegemoetkomen aan individuele wensen en behoeften als de beste manier om hen te helpen hun volledige potentieel te realiseren:
“In de toekomst denken we meer na over de integratie van digitale tools en het waarborgen dat iedereen hiermee kan omgaan. We moeten ook onze aandacht richten op wat de veranderingen betekenen voor de huidige en de toekomstige medewerkers, om ervoor te zorgen dat we hen enthousiasmeren, motiveren en betrekken, zodat ze er op een nieuwe manier betekenis aan kunnen geven. Maar we willen dit op een verbonden manier doen – om er zeker van te zijn dat mensen worden voorzien met wat voor hen belangrijk is.”
Met alle beschikbare opties is er een enorm potentieel voor werkgevers om de efficientie in de organisatie te vergroten. Door de totale uitgaven te verminderen met kosteneffectieve digitale oplossingen, de productiviteit te verhogen door medewerkers de flexibiliteit te bieden die ze nodig hebben en het talent aan te trekken dat de organisatie zoekt, kunt u ook veerkrachtig voor de toekomst worden.
Word het soort leider die u altijd wilde zijn. Creëer het personeelsbestand dat u altijd al wilde zien. Sluit u ook aan bij de pioniers van vitaliteit op het werk.
