Vahinko ei tule kello kaulassa – varautuminen kannattaa aina

Apr 26, 2018 | Vieraskynäkirjoitus: Hanna Hänninen

Korvaustilanteet ovat prosessi, jossa on alku ja loppu. Keskeistä on se, miten prosessi alun ja lopun väillä on hoidettu. Onko organisaatiossasi mietitty toimintamallit vahinkotapahtumien varalle?

Andrew Jackson Charles Taylorilta kertoi petosten torjumisesta ja tunnistamisesta.

Osallistuin Aon Finlandin 19.4. järjestämään riskienhallinnan seminaariin. Aamupäivä koostui kahdesta paneelikeskustelusta sekä luennosta, jossa kurkistettiin petosten maailmaan.

Määritellyt prosessit, toimiva viestintä ja avoin yhteistyö ovat selkeästi avaimia onneen, mutta mitä nämä käytännössä voivat tarkoittaa?

Prosessit, prosessit, prosessit

Vahinkoja sattuu kaikille. Keskeistä on se, miten niihin reagoidaan. Yksi malliesimerkki pitkälle viedystä riskienhallinnasta löytyy Huhtamäki Oyj:ltä, joka on laatinut oman riskienhallintaprosessinsa.

– Mallin kehittäminen on vienyt työaikaa, mutta lopputulos on palkitseva. Toimivat ja ennalta määritellyt prosessit ovat minimoineet vahingot, ongelmien keston ja tukevat siten liiketoimintaa, Huhtamäki Oyj:n Marika Lindell toteaa.

Huhtamäen riskienhallintaprosessin periaatteena on tasavertaisuus ja tasalaatuisuus. Globaalilla organisaatiolla on käytössään vahinkojen hoitoon strukturoitu malli. Kun vahinko tapahtuu, organisaatiossa tiedetään täsmälleen kehen ottaa yhteyttä ja miten edetä. Isompien vahinkojen hoito on keskitetty nimetyille henkilöille konsernitasolla ja sidosryhmissä.

Tapahtuneet vahingot ja korvausprosessit käydään Huhtamäellä läpi oppimiskokemuksena ja mallia tarkennetaan tarpeen mukaan. Ennalta määriteltyjä prosesseja harjoitellaan ja testataan säännöllisesti. Myös sidosryhmien välistä yhteistyötä kehitetään jatkuvasti.

– Korvausprosessi vaatii aina yhteistyötä ja kommunikointia. Jos vahinko tapahtuu, sen nopea hoitaminen on kaikkien etu, toteaa myös Jose Maria Navas Aonilta.

Vastakkainasettelusta yhteistyöhön

– Vakuuttajaa ja vakuutettua ei pidä nähdä vastakkainasetteluna, vaan yhteistyökumppaneina. Kun kaikki ovat tilanteen tasalla, asiat hoituvat mutkattomasti. Vahinkotilanteessa selvittelyjen tulee alkaa välittömästi, toteaa Jukka Vartiala Protector Forskring ASA:lta.

Yhteistyötä peräänkuuluttivat myös Ruoholahti Attorneysin Jussi Laasonen ja vakuutusyhtiö If:n Rauna Irjala. He painottivat vakuutussopimusten olevan aina juridisia sopimuksia osapuolten välillä. Vaikka vakuutusehdot pyritään kirjoittamaan selkeästi, niihin liittyy aina tulkintaa, joka voi vaihdella vakuutusyhtiöittäin. Etenkin isoissa ja kalliissa vahinkotapahtumissa ehtojen tulkinnalla voi olla vaikutusta korvauspäätökseen ja sen seurauksena tulevaan vakuutuskorvaukseen.

Laasonen ja Irjala esittelivät korkeimman oikeuden (KKO: 2017:44) kesällä 2017 antaman vastuuvakuutusta koskevan ennakkopäätöksen. Vaikkei päätöksen sinällään uskota vaikuttavan suuresti vakuutusyhtiöiden toimintaan, Laasonen kehottaa vakuutuksia ottavaa organisaatioita keskustelemaan vastuuvakuutuksen tulkinnasta vakuutusyhtiön kanssa.

Inhimillisyys altistaa petoksille

Petokset toistuvat usein melko samankaltaisina. Niille on yhteistä inhimillisten ominaisuuksien kuten hyväuskoisuuden, luottamuksen, väsymyksen tai stressin väärinkäyttö. Heikolla hetkellä väsynyt toimitusjohtaja saattaa epähuomioissa luovuttaa yrityksen pankkitunnukset, tai sihteeri saattaa noudattaa kyseenalaistamatta valesähköpostin ohjeita ja tehdä suuren tilisiirron.

Erilaisten feikkiprofiilien käyttäminen ja kyberrikollisuus, kuten verkkosivujen tai sähköpostin hakkerointi, ovat tyypillisiä huijauskeinoja.

Andrew Jackson Charles Taylor Adjustingilta totesi esityksessään, etteivät petokset painotu enää vain rahaan, vaan myös esimerkiksi tuotteet kuten puhelimet, kupari tai vaikkapa liha voivat olla petoksen kohteena.

Petosten kirjosta ja ovelista konsteista huolimatta petoksia on kuitenkin mahdollista ennaltaehkäistä. Ainakin seuraavia kysymyksiä kannattaa pysähtyä hetkeksi pohtimaan.

Tiedotetaanko huijausten olemassaolosta organisaatiossa?
Ovatko henkilöstön tehtävät ja roolit selkeät?
Ovatko pankkikäytännöt selkeät ja tilitoiminta valvottua?
Ovatko yhteistyökuviot yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kanssa selkeät?
Onko asiakirjojen ja dokumenttien hallinta kunnossa?
Toteutetaanko organisaatiossa sisäistä turvallisuustestausta?

Vaikka skeptisyyttä ei yleisesti pidetä hyveenä, on sille toisinaan tilaa. Jos jokin asia tuntuu liian hyvältä, siinä on usein jotakin pielessä. Terve maalaisjärki auttaa pitkälle.

Mitä aamupäivästä jäi käteen?

Ennalta mietityt toimintamallit, avoin kommunikaatio ja toimiva yhteistyö turvaavat tehokkaat vahinkoprosessit ja riskienhallinnan. Kannatta pysähtyä hetkeksi miettimään, ovatko oman organisaatiosi riskienhallintamallit ja vahinkoprosessit toivomallanne tasolla. Mallien miettimiseen käytetty aika voi maksaa itsensä takaisin hyvinkin nopeasti.

Vahingon sattuessa Aon on yrityksesi tukena vahingon ilmoittamisesta korvauspäätökseen. Kysy lisää omalta asiakaspäälliköltäsi tai asiantuntijoiltamme:

Jenni Valkeapää
[email protected]
+358 40 8210459

Päivi Taivalmaa
[email protected]
+358 40 715 1753

Kirjoittaja

Hanna Hänninen

Kirjoittaja on viestinnästä, työelämästä ja yhteiskunnasta kiinnostunut valtiotieteiden maisteri ja yhteisöviestinnän maisteriopiskelija. Innovatiivinen kehittäminen ja yhteistyö innostavat kirjoittajaa.