Information in English below.
Tietosuojailmoitus
Suojaamme henkilötietosi
Urheilun lajiliitto tai urheiluseura, jonka jäsen olet, toimii yhteistyössä Aon Finland Oy:n (”Aon”) kanssa tarjotakseen sinulle parasta mahdollista vakuutusneuvontaa. Tässä yhteydessä Aon käsittelee henkilötietojasi, jotka on saatu joko työnantajaltasi tai sinulta. Meille on ensisijaisen tärkeää suojella ja kunnioittaa yksityisyyttäsi. Tällä sivulla haluamme kertoa sinulle, miten varmistamme henkilötietojesi turvallisen käsittelyn.
Mitä henkilötiedot ovat?
Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joilla yksilö on tunnistettavissa. Niihin sisältyvät sekä suorat että epäsuorat yksilöön liittyvät tiedot. Näitä voivat olla esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, asema, taloudelliset tiedot, valokuvat ja IP-osoitteet.
Tietovastuullinen
Aon Finland Oy on vastuussa vakuutusvälittäjänä tarjoamaansa palveluun liittyvistä tiedoista (rekisterinpitäjä). Tämä tarkoittaa, että keräämme, säilytämme, käsittelemme, poistamme ja mahdollisesti jaamme henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle, silloin kun se on välttämätöntä parhaan mahdollisen neuvonnan ja palvelun tarjoamiseksi sinulle vakuutusasioihisi liittyen.
Mitä henkilötietoja käytämme?
Palvellessamme vakuutus- tai vahinkoasioissa, voimme kerätä ja käsitellä seuraavia sinua koskevia henkilötietoja: yhteystiedot, henkilötunnus sekä terveyteen liittyvät tiedot.
Jos palvelemme urheilun lajiliittoa tai urheiluseuraa, jonka jäsen olet, ammattiurheilijoiden ansionmenetysturvaan liittyvissä asioissa, voimme kerätä ja käsitellä seuraavia sinua koskevia henkilötietoja: yhteystiedot, henkilötunnus sekä palkkaan ja pelaajasopimukseen liittyvät tiedot.
Emme tietoisesti kerää henkilötietoja alle 18-vuotiailta alaikäisiltä ilman vanhempien tai huoltajan suostumusta.
Käsittelyn tarkoitus ja peruste
Antaessamme palvelua vahinkoasioissa henkilötiedot kerätään sillä perusteella, että:
- on välttämätöntä tarjotaksemme parhaan mahdollisen vakuutusneuvonnan ja täten täyttääksemme urheilun lajiliiton tai urheiluseuran, jonka jäsen olet, kanssa solmitun sopimuksen velvoitteet.
- se on välttämätöntä perustellaksemme, esittääksemme tai puolustaaksemme Aonin tai sinun mahdollista oikeusvaadetta.
- henkilötunnuksen käsittelyn osalta sinun yksiselitteinen tunnistamisesi on olennaista, jotta täytämme velvoitteemme
Komennetulle tai matkustavalle henkilölle palveluidemme tarjoamista varten keräämämme henkilötiedot kerätään sillä perusteella, että:
- se on välttämätöntä tarjotaksemme parhaan mahdollisen vakuutusneuvonnan ja täten täyttääksemme solmitun sopimuksen velvoitteet.
- henkilötunnuksen käsittelyn osalta sinun yksiselitteinen tunnistamisesi on olennaista, jotta täytämme velvoitteemme.
Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Henkilötietojesi asianmukainen käsittely on Aonille erittäin tärkeää. Emme myy, julkaise tai millään tavalla luovuta tietoja kolmannelle osapuolelle ilman suostumustasi, ellei se ole välttämätöntä kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai Suomen voimassa olevan lainsäädännön noudattamisen varmistamiseksi. Emme käytä tietojasi muihin kuin tässä asiakirjassa kuvattuihin tarkoituksiin.
Saattaa olla tarpeen luovuttaa tietojasi sidosyrityksille ja tytäryhtiöille tai valituille ja luotetuille yhteistyökumppaneille, jotta ne voivat tarjota sinulle palveluitamme ja neuvojamme. Täydellinen luettelo konserniyhtiöistämme on saatavilla täällä. Luovutamme tietojasi myös vakuutus- ja eläkeyhtiöille, jotka käyttävät tietojasi vakuutus- ja eläkejärjestelmän perustamiseen, mukauttamiseen ja käyttämiseen liittyen.
On meidän vastuullamme varmistaa, että henkilötietojasi ei käytetä väärin. Asetamme siksi suuria vaatimuksia yhteistyökumppaneillemme, kun henkilötietojasi käytetään Aonin ulkopuolella. Vaadimme ja varmistamme aina, että kumppanimme takaavat henkilötietojesi suojan.
Tietotekniikan kehittämisen, isännöinnin ja tuen yhteydessä henkilötietoja voidaan siirtää henkilötietojen käsittelijöille, mukaan lukien Yhdistyneessä kuningaskunnassa sijaitsevat henkilötietojen käsittelijät, jotka EU:n komissio on hyväksynyt turvalliseksi kolmanneksi maaksi.
Henkilötietojen säilyttäminen Aonissa
Poistamme henkilötietosi kymmenen vuoden kuluttua sen vuoden päättymisestä, jona saimme ne, eikä meidän enää tarvitse dokumentoida antamiamme neuvoja. Säilytämme henkilötietojasi sovellettavan lainsäädännön, kuten kirjanpitolain, vakuutusten jakelulain ja rahanpesun vastaisen lainsäädännön mukaisesti.
Aon on velvoitettu suojaamaan henkilötietosi. Käytämme teknisiä ja organisatorisia keinoja suojautuaksemme yksilöiden tai organisaation toimesta tapahtuvalta asiattomalta pääsyltä, käytöltä ja tuhoamiselta, henkilötietojesi muutoksilta tai julkaisemiselta. Varmistaaksemme turvallisuutesi vain rajoitettu määrä ihmisiä, joilla on perusteltu syy, pääsee käsiksi henkilötietoihin.
Varmistaaksemme tietojesi turvallisen käsittelyn olemme ottaneet käyttöön tietoturvallisuutta koskevat sisäiset säännöt, jotka sisältävät sekä ohjeita että keinoja henkilötietojesi turvaamiseksi tuhoamiselta, katoamiselta tai muuttumiselta sekä siltä, että asiattomat pääsisivät käsiksi tietoihin tai saisivat näitä tietoonsa. Lisäksi kaikkien Aonin työntekijöiden tulee noudattaa henkilötietojen käsittelyä koskevia sisäisiä käytäntöjä ja sääntöjä sekä osallistua henkilötietojen oikeaa käsittelyä koskevaan koulutukseen.
Henkilötietojen poistaminen Aonissa
Poistamme henkilötietosi, kun asiakkuutesi Aonissa päättyy eikä meillä enää ole tarvetta dokumentoida sinulle antamaamme neuvontaa. Säilytämme henkilötietojasi soveltuvan lainsäädännön, kuten kirjanpitolain (633/1982) ja vakuutusten tarjoamista koskevan lain (234/2018) mukaisesti.
Oikeutesi
Sinulla on oikeus saada tietoja henkilötietojesi käsittelystä sekä kopio niistä henkilötiedoista, joita käsittelemme sinusta. Jos huomaat, että käsittelemämme henkilötiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus saada ne oikaistua.
Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä ja pyytää niiden poistamista tai rajoittamista.
Jos pyyntösi on perusteltu, korjaamme, poistamme tai rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä vastaavasti. Pidätämme oikeuden vaatia sinulta henkilöllisyytesi todentamista ennen kuin vastaamme pyyntöösi.
Voit myös tehdä valituksen, mikäli et ole tyytyväinen tapaan, jolla Aon käsittelee henkilötietojasi. Valitus tulee tehdä tietosuojavaltuutetun toimistolle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, puh.: 029 56 66700, s-posti: [email protected].
Lisätietoja
Jos haluat saada lisätietoja tai muuttaa tai poistaa tietojasi, otathan yhteyttä tietosuojavaltuutettuumme sähköpostitse [email protected].
Päivitetty 16. helmikuu 2024.
Privacy Notification
We protect your personal information
The sports association or club of which you are a member is cooperating with Aon Finland Oy to give you the best possible insurance advice. In this connection, we will be processing personal information about you which we will get either from the Association or Club or from you. It is very important to us to protect and respect your privacy, and in this notification, we would therefore like to tell you what we do to process your personal information safely and securely.
What is personal information?
Personal information is any type of information about an identifiable individual, i.e., any type of information directly or indirectly relating to an individual. It may for example be name, address, telephone number, position, financial affairs, photos, and IP addresses.
Data Controller
Aon is data responsible (data controller) in relation to the service provided by us as an insurance broker. This means that we will be collecting, storing, processing, deleting and possibly disclosing your personal information to a third party when it is necessary in order to enable us to give you the best possible advice and service in connection with your insurance.
Which personal information do we use?
Aon may collect and process the following personal information about you when providing you with advice on a specific insurance or claim: contact information, personal identity number and information regarding health or injuries.
If we are providing Sports Association or Club with advice on professional athletes´ loss of income insurance, we will collect and process the following personal information about you: contact information, personal identity number and information regarding your salary and term of player contract.
We do not deliberately collect personal information from children below the age of 18 without the consent of the person with parental responsibility or a guardian.
Purpose and basis of the processing
The personal information we collect when providing advice on a specific insurance claim is collected on the basis that
- it is necessary to pursue our legitimate interest to give you the best possible advice in relation to our insurance services in order to fulfil our contractual obligations to Sports Association or Club you are a member of,
- it is necessary to establish, exercise or defend Aon’s, your legal claim, and,
- with regards to personal identity number, the unambiguous identification of you is important to meet our obligations.
The personal information we collect when you are receiving insurance services from us when traveling is collected on the basis
- that it is necessary to pursue our legitimate interest to give the best possible advice in relation to our insurance services in order to fulfil our contractual obligations and
- with regards to personal identity number, that your unambiguous identification is important to meet our obligations to our client.
Disclosing personal information to third parties
Correct handling of your personal information is very important to Aon. We will not sell, publish or in any way disclose information to a third party without your consent, unless it is necessary to meet the purposes described above, or to ensure compliance with applicable Finnish law. We will not use your information for any other purposes than those described in the present document.
It may be necessary to disclose your information to affiliated companies and subsidiaries or selected and trusted cooperating partners in order to be able to provide you with our service and advice. A full list of our group entities is available here. We will for example disclose information to insurance companies who use your information in connection with establishment, adjustment, and exercise of your insurance scheme.
It is our responsibility to ensure that your personal information is not abused. We therefore place heavy demands on our partners when your personal information is used outside Aon. We always demand and ensure that our partners guarantee that your personal information is protected.
In connection with IT development, hosting and support, personal information may be transferred to data processors, including data processors in the United Kingdom which the EU Commission has approved as a secure third country.
Storing of personal information with Aon
With Aon, we store your personal information while Aon is the appointed broker for your association or club and for as long as it is necessary for us to document our advice to you. We also store and use your information if it is necessary in order to observe legal obligations and enforce our agreements.
Aon is obliged to protect your personal information. We use technical and organizational measures to protect ourselves against unauthorized access and use and destruction of changes to or publication of your personal information on the part of any individual or organization. To ensure security and protection for you, only a limited number of people with an objective need have access to personal information.
To ensure your information as well as possible, we have adopted internal rules on information security including both instructions and measures to protect your personal information against being destroyed, lost, or changed or against irrelevant people getting access to or knowledge of it. Furthermore, all Aon employees must observe internal procedures and rules regarding the handling of personal information and are obliged to attend training in correct handling of personal information.
Deleting personal information with Aon
We will delete your personal information when you are no longer a customer with Aon, and we no longer need to document the advice we have given you. We will retain your personal information in accordance with applicable law such as anti-money laundering legislations, the Bookkeeping Act and the Insurance Distribution Act.
Your rights
You have the right to receive information regarding the processing of your personal data as well as a copy of the personal information that we process about you. If you become aware that the personal information, we process about you is inaccurate or incomplete, you have the right to have it corrected.
You also have the right to object to our processing of your personal information and request it is deleted, or restricted.
If your request is justified, we will correct, delete, or restrict the processing of your personal information accordingly. We reserve the right to require from you verification of your identity before we respond to your request.
You further have the right to lodge a complaint to the Finnish Data Protection Agency regarding Aon’s processing of your personal information. Your complaint must be forwarded to the Finnish Data Protection Agency:
Office of the Data Protection Ombudsman
P.O. Box 800
FI-00531 Helsinki
Tel. +358 29 56 66700
email: [email protected]
Get more information
If you would like more information or if you want to exercise your rights in accordance with the abovementioned, you are welcome to contact our Data Protection Officer (DPO) by e-mail at [email protected].
Last updated on 16 February 2024.