Privatlivsmeddelelse til jobsøgende

 

Vi passer på dine personoplysninger
Aon Denmark A/S eller ADIS A/S, Århusgade 118, 2150 Nordhavn, er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger.

Vi behandler, som din potentielle arbejdsgiver, personoplysninger som led i vurderingen af din ansøgning, og har derfor udarbejdet denne privatlivsmeddelelse, der fortæller dig, hvordan dine personoplysninger behandles, og hvilke rettigheder du har som registreret.

Hvilke personoplysninger indsamler vi, til hvilket formål, på hvilket lovligt grundlag og hvor længe?
Vurderingen af din ansøgning
Vi indsamler og behandler

1. de personoplysninger som du giver os i forbindelse med vores vurdering af din ansøgning, samt de personoplysninger, der opstår under og i forbindelse med en eventuel ansættelsesproces,
2. resultatet af personligheds- og kognitive test, som du har udført i forbindelse med rekrutteringsprocessen, som vi indhenter fra rekrutteringsbureauer og udbydere af personlighedsvurderinger, som du har givet dine personlige oplysninger til, samt referencer fra de kilder som du har opgivet, samt
3. i forbindelse med eventuel ansættelse, og med dit samtykke, straffeattest. Denne gemmes dog ikke i vores systemer.

Vi indsamler og behandler ovenstående oplysninger, da det er nødvendigt af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning, forud for eventuel indgåelse af en ansættelseskontrakt.

Såfremt du på forhånd har givet dit skriftlige samtykke dertil, vil vi beholde din ansøgning mv. med henblik på, at du kan komme i betragtning til fremtidige ledige stillinger hos os.

Det er fuldstændigt frivilligt, om du vil give os et sådant samtykke, og du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at skrive til privatliv@aon.dk.

Hvis rekrutteringsprocessen resulterer i, at du opnår ansættelse hos Aon, opbevarer vi de personoplysninger, som vi har indsamlet under ansættelsesprocessen, indtil 5 år efter udgangen af det år, hvori din ansættelse ophører.

Hvis du ved ansættelsesprocessens afslutning ikke er ansat hos Aon, opbevarer vi de personoplysninger, som vi har indsamlet under ansættelsesprocessen i seks måneder, medmindre vi får dit udtrykkelige samtykke til at opbevare dine personoplysninger i længere tid med henblik på, at du kan komme i betragtning til fremtidige ledige stillinger hos os.

Videoovervågning
Aon videoovervåger på 2. sal i bygningen på Århusgade 118, 2150 Nordhavn, ved ind- og udgange samt i printer-, server- og lagerrum, da det er nødvendigt for, at vi kan forfølge vores legitime interesse i at forebygge kriminalitet samt at varetage sikkerheden af ejendommen og vores medarbejdere.

Disse optagelser gemmes i 30 dage, hvorefter de slettes uigenkaldeligt.

Videregivelse af personoplysninger til tredjepart
Korrekt håndtering af dine personoplysninger er meget vigtigt for os. Vi bruger ikke dine informationer til andre formål end beskrevet i denne meddelelse.

Det kan blive nødvendigt at videregive dine personoplysninger til udvalgte og betroede samarbejdspartnere samt til vores koncernforbundne selskaber. Du kan se en liste over vores koncernforbundne virksomheder her. Herudover kan vi videregive dine personoplysninger til følgende eksterne modtagere:

1. IT-leverandører som drifter vores IT-systemer, IT-applikationer og eksterne servere, herunder i cloud-løsninger,
2. rekrutteringsvirksomheder, herunder testvirksomhed Aon Assessment Solutions.

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger ikke bliver misbrugt. Derfor stiller vi høje krav til vores partnere, når dine personoplysninger videregives til modtagere uden for Aon. Vi kræver og sikrer altid, at vores partnere garanterer, at dine personoplysninger er beskyttet, jf. gældende lovgivning.

I forbindelse med IT-udvikling, hosting og support kan personoplysninger blive overført til US/EU Data Privacy Framework certificerede modtagere i USA som EU-Kommissionen har godkendt som et sikkert tredjeland samt til Storbritannien som EU-Kommissionen ligeledes har godkendt som et sikkert tredjeland.

Hvis du ønsker flere informationer om, hvordan dine oplysninger behandles uden for EU/EØS, er du velkommen til at kontakte os på privatliv@aon.dk. Her kan du bede om flere oplysninger om, hvilke sikkerhedsforanstaltninger vi har implementeret for at sikre, at dine personoplysninger bliver behandlet ordentligt og korrekt, hvis vi videregiver dem til lande uden for EU/EØS - bl.a. kan du få indsigt i de kontraktbestemmelser, der regulerer dataoverførslen.

Opbevaring af personoplysninger i Aon
Aon er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger. Vi benytter tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at sikre mod uautoriseret adgang og anvendelse, ødelæggelse, ændringer eller offentliggørelse af dine personoplysninger. For at sikre tryghed og beskyttelse for dig, er det kun et begrænset antal personer med et sagligt behov, der har adgang til personoplysninger.

For at sikre dine oplysninger bedst muligt har vi vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder både instruktioner og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret eller, at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Alle medarbejdere i Aon skal desuden følge interne procedurer og regler omkring håndteringen af personoplysninger og er forpligtiget til at følge undervisning i korrekt håndtering af dem.

Dine rettigheder
Du kan ved forespørgsel få indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi bruger dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine oplysninger, og hvem der modtager oplysninger om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Hvis opplysningene er uriktige, ufullstendige eller irrelevante, har du rett til å få dem rettet eller slettet. Du har også rett til å protestere mot vår behandling. Hvis innsigelsen din er berettiget, vil vi iverksette tiltak for å begrense eller stanse behandlingen av personopplysningene dine. Ettersom oppfyllelsen av arbeidsavtalen er avhengig av at personopplysningene dine er korrekte og oppdaterte, ber vi deg informere oss om alle relevante endringer i opplysningene dine.

Under visse omstændigheder har du desuden ret til i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format at modtage de personoplysninger om dig selv, som du har overgivet os, samt til at få disse personoplysninger transmitteret til en anden dataansvarlig.

Få mere at vide
Hvis du vil have mere information, ændre eller slette dine oplysninger, er du velkommen til at kontakte vores Databeskyttelsesrådgiver (DPO) på Aon Denmark A/S, Århusgade 118, 2150 Nordhavn eller på privatliv@aon.dk. Du kan også kontakte HR på dg-aon-denmark-hr@aon.com.

Du har også mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger. Klagen skal indgives til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tlf.: 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk.

 

Sidst opdateret den 1. oktober 2024.