Coronavirus kan bedrijfscontinuiteit in gevaar brengen

Waarom voorbereiden op coronavirus?

Voor de noodzaak van voorbereiding zijn argumenten te over. Zo is het allereerst uw zorgplicht naar werknemers. Als zij tijdens werk of zakenreizen besmet raken, kunt u naast uitval van de medewerkers ook te maken krijgen met claims. Soms kunnen contracten met leveranciers of klanten niet worden nageleefd, omdat de kans op besmetting te groot wordt en de veiligheid van werknemers niet meer kan worden gegarandeerd of omdat de (productie)capaciteit binnen uw organisatie onvoldoende is door grootschalige uitval van medewerkers. Dat kan tot extra claims leiden. “Force-majeur”-clausules, die u beschermen bij overmacht - kunnen bij dat laatste risico helpen. Met het oog op uw bedrijfscontinuïteit is het dan ook verstandig om alternatieve leveranciers voorhanden te hebben.

Kortom, de mogelijke gevolgen van een virusuitbraak zijn niet te onderschatten. Een programma van maatregelen is geen luxe, maar een noodzakelijk middel waarmee u zowel uw bedrijf als uw werknemers een dienst bewijst.

Voorbereiding is mogelijk

U vraagt zich wellicht af: is mijn bedrijf wel voor te bereiden op een virusuitbraak? Het antwoord is ja, want een uitbraak ontwikkelt zich altijd volgens een vaste fasering. Een plan met maatregelen per fase houdt de kans op besmetting beperkt.

Voor het geval zich een uitbraak voordoet, heeft de Wereld Gezondheidsorganisatie (WHO) een fasering ingesteld. Die fasering beschrijft hoe een beperkt virus zich ontwikkelt tot een zeer ernstige variant, waarbij een groot aantal mensen als gevolg van besmetting overlijdt. Voor de (pandemie)planning binnen uw organisatie is het belangrijk om te bepalen op welk scenario u voorbereid wilt zijn. Als dat vastligt, kunt u onderstaande punten voor uw organisatie inzichtelijk maken:

• Hoe raakt de situatie de verschillende processen binnen uw organisatie? Denk aan uw eigen producten en diensten, die van uw toeleveranciers, administratieve processen en transport.
• Welke maatregelen van de (lokale) overheid zullen een belemmering zijn voor uw bedrijf? Denk aan het afsluiten van wegen, luchthavens, grensovergangen en importverboden uit landen waar de virusuitbraak hevig is.
• Welke maatregelen gaat u instellen om verspreiding van een virus onder uw medewerkers tegen te gaan? Denk aan zoveel mogelijk mensen vanuit huis laten werken, het afzeggen van zakenreizen, alleen noodzakelijke (productie)processen draaiende houden en intensiever schoonmaken binnen uw bedrijf.
• Hoe is crisismanagement binnen uw organisatie belegd? Is er een crisisorganisatie? Hoe is crisiscommunicatie geregeld? Hoe zijn de verschillende taken en verantwoordelijkheden tijdens een crisis verdeeld? Welke instanties en/of (lokale) overheden zijn van belang in geval van een crisis?

Bovenstaande punten vormen de basis voor een actieplan, gefaseerd conform de ontwikkeling van een virusuitbraak. In zo’n plan staan ook strategische besluiten, waarmee de organisatie tijd bespaart ten tijde van de crisis. Einddoel is dat u de impact van een virus op uw organisatie beperkt door doelgerichter handelen. De continuïteit van uw organisatie staat daarbij altijd voorop.