Communicatieplan coronavirus (COVID-19)

Stappenplan voor uw communicatie tijdens de pandemie

Communicatie is een van de belangrijkste instrumenten die organisaties inzetten om de impact van en het coronavirus te beperken. Denk aan correcte informatievoorziening, instructies die verdere verspreiding voorkomen en het duiden van actuele ontwikkelingen. Het is belangrijk dat uw communicatieplan aansluit op de informatie en adviezen van het RIVM, de GGD en de WHO over het coronavirus. Daarnaast kunnen de volgende stappen u helpen met uw communicatieplan.

Stap 1: Maak een communicatieplan

Voor interne communicatie - Stel een plan op voor de communicatie over corona met medewerkers. Voor de media kunt u denken aan e-mail, intranetberichten, folders/posters, talking points voor het management, FAQ’s of een ‘situation room’- website. Het communicatieplan moet een betrouwbaar proces schetsen en het mogelijk maken om voortdurend updates te geven en feedback van medewerkers te verzamelen naar aanleiding van het laatste corona-nieuws.
Voor externe communicatie - Maak een plan voor de communicatie over corona met externe stakeholders, klanten, media, aandeelhouders, leveranciers, de lokale gemeenschap, gezondheidszorgprofessionals, analisten, gepensioneerden, vakbondsvertegenwoordigers, etc.

Stap 2: Hanteer heldere uitgangspunten in uw plan

Blijf bij de feiten - Geef medewerkers tijdig informatie die afkomstig is van de GGD, het RIVM en de Wereldgezondheidsorganisatie. Geef duidelijke aanwijzingen over wat medewerkers moeten doen als ze vermoeden dat ze zijn blootgesteld aan COVID-19. Voorkom overreactie.
Blijf in uw communicatie dicht bij de waarden van de organisatie - Voorop staat de gezondheid van collega’s en relaties. Tegelijkertijd is er de verantwoordelijkheid voor de continuïteit van de organisatie. Op de korte termijn en de lange termijn. Die balans is voor iedere organisatie anders. Voor welke set aan coronamaatregelen uw organisatie ook kiest tijdens de pandemie: blijf dicht bij de waarden van de organisatie in uw communicatie. En zorg daarmee dat u de coronamaatregelen goed kunt uitleggen.
Breng de ‘buitenwereld’ binnen - Breng dat wat leeft onder stakeholders binnen door vragen, feedback en het sentiment rond het coronavirus te verzamelen. Kijk ook naar de coronamaatregelen binnen de sector/branche en bepaal hoe uw organisatie zich daartoe verhoudt. Zorg dat de getroffen maatregelen passen bij de verwachtingen van de omgeving. Scherp de communicatieaanpak waar nodig aan.
Zoek afstemming met partners - Deel het coronabeleid van uw organisatie met partners als catering, externe inhuur, schoonmaak, medehuurders in het pand etc. en haal op of dit strookt met de coronamaatregelen die deze partners uitdragen.
Zorg voor een centraal informatiepunt - Zorg voor een contactpersoon binnen de organisatie die actuele ontwikkelingen over het coronavirus op de voet volgt en beschikbaar en bereikbaar is voor vragen via een herkenbaar e-mailadres.
Breng bijzondere stakeholders in kaart - Iedere organisatie beschikt over stakeholders die extra aandacht verdienen. Denk aan medewerkers die veel reizen vanwege de aard van hun werk, aan culturele verschillen op de werkvloer, etcetera.

Stap 3: Instrueer om verspreiding van het coronavirus te voorkomen

Stimuleer in uw communicatie de maatregelen die medewerkers zelf kunnen nemen - Maak het medewerkers zo makkelijk mogelijk om gezondheidsrisico’s als gevolg van het coronavirus te beperken. Gebruik posters, FAQ’s etcetera op relevante plekken om preventieve maatregelen door medewerkers te stimuleren (hygiëne en vermijding). Raadpleeg de aanbevelingen van het RIVM en de GGD.
Geef instructies over thuiswerkbeleid tijdens de pandemie - Een van de meest effectieve manieren om verspreiding van het coronavirus onder het personeel tegen te gaan, is het contact van mens tot mens te beperken. Als uw organisatie thuiswerken ondersteunt, leg dan duidelijk uit welke procedures de medewerkers moeten volgen en wat er van ze wordt verwacht.
Bevorder een veilig reis- en evenementenbeleid - Bepaal het standpunt van uw organisatie over reizen en evenementen en welke beperkingen u oplegt. Stimuleer alternatieven, zoals webconferenties en telefonisch vergaderen. Als medewerkers toch moeten reizen, geef dan duidelijke instructies over veiligheidsprotocollen, aangevuld met informatie van de GGD en het RIVM. Bereid de dag van morgen voor.
Werk scenario’s uit in uw communicatieplan - Doordenk constant wat er nodig is als de situatie rondom COVID-19 ernstiger wordt of als de aanpak van de overheid verandert. Zorg dat conceptkernboodschappen klaarliggen en er voldoende communicatie-expertise en capaciteit beschikbaar is op afroep.
Creëer voorspelbare communicatiemomenten - Als ontwikkelingen elkaar snel opvolgen, is het verstandig om op gezette tijden voor updates te zorgen. Stop echter niet direct met het geven van updates als de dynamiek afneemt, maar laat stakeholders weten dat er vanaf dat moment alleen nieuwe updates volgen als daar aanleiding voor is.

Lees verder over alle thema’s en denkkaders binnen het onderwerp Crisismanagement.

Communicatieplan coronavirus (COVID-19)

Stappenplan voor uw communicatie tijdens de pandemie

Stap 1: Maak een communicatieplan

Stap 2: Hanteer heldere uitgangspunten in uw plan

Stap 3: Instrueer om verspreiding van het coronavirus te voorkomen

Contact