Corona: integrale aanpak crisisteam en veiligheidsmanagement

Integrale aanpak vanuit de verschillende (crisis)teams

Om de veiligheid te waarborgen tijdens de pandemie is een integrale aanpak vanuit crisisperspectief essentieel. De opeenstapeling van uitdagingen rondom de coronacrisis raakt niet alleen de directie of het bestuur van organisaties: meerdere disciplines worden door deze crisis direct of indirect geraakt. De situatie vereist dat organisaties zich aanpassen, zodat er een hybride en dynamische vorm van samenwerking ontstaat tussen de reguliere organisatie, het crisisteam en projectgroepen.

Daar waar de crisisorganisatie zich focust op de strategische besluiten, zien we binnen organisaties verschillende ad hoc corona-projectgroepen ontstaan die zich buigen over randvoorwaarden, herstel en opstart, enzovoorts. Mede om de druk van de ketel te halen bij het crisisteam.

Dit vergt een andere wijze van organiseren, informeren, communiceren en beslissen. Het is noodzakelijk duidelijkheid te bieden over hoe de aangepaste organisatie eruitziet (bijvoorbeeld nu de meeste mensen thuiswerken) en hoe het besluitvormingsproces verloopt: welke reguliere processen lopen er en hoe? Wat doen we anders? Hoe zorgen we voor continuïteit van het (crisis)besluitvormingsproces en welke strategische keuzes passen daarbij? Verder neemt de behoefte aan afstemming binnen de sector toe: wie heeft waarover de leiding en coördinatie?

Dit artikel belicht mogelijke risico’s voor organisaties bij de uitvoering van crisismanagement omtrent het coronavirus. Daarnaast bieden we een beknopte checklist met tips voor een effectieve aanpak: nu en in de komende weken en maanden.

Wat zijn de risico’s voor uw organisatie en operatie?

Tijdens de coronacrisis heeft u te maken met meerdere risico’s, waaronder:

• uitputting van uw medewerkers en crisisteamleden
• werken op afstand
• onvoldoende interne afstemming
• onrust onder uw medewerkers
• gebrek aan focus op de toekomst

We lichten ieder van deze risico’s hieronder nader toe.

Uitputting van personeelsleden

Nieuwe (inter)nationale overheidsmaatregelen met betrekking tot corona zorgen voor veel dynamiek. Veel organisaties moesten de afgelopen weken ad hoc reageren op de steeds veranderende situatie rondom het coronavirus. Tegelijkertijd moest men zich voorbereiden op escalatie; de situatie kon elk moment (tot op de dag van vandaag) snel verslechteren.

De snelheid waarmee de situatie verandert en de onzekerheid die deze crisis met zich meebrengt, zorgen voor een beperkt zicht op de risico’s voor de (middel)lange termijn. Dit maakt dat crisisteams en hun organisaties mogelijk onvoldoende voorbereid zijn op de volgende fase en dat wat komen gaat.

De onzekerheid over het verloop van de coronacrisis (is er een einde in zicht?) in combinatie met de intensiviteit van de benodigde aanpak (veel crisisteams zijn al wekenlang non-stop actief) zorgen bij veel personeelsleden en (crisis)teamleden voor vermoeidheid.

Deze personele uitputtingsslag is een risico voor de effectiviteit en continuïteit van het werkproces en de strategische besluitvorming binnen uw organisatie. Is uw crisisteam of projectteam nog fit? Hoe lang kunt u nog doorgaan? Is er vervanging geregeld? Hoe vaak komen teams nog samen? Kan er op afstand gewerkt worden tijdens de coronacrisis? Essentiële vragen om snel antwoord op te krijgen.

Een belangrijke tip: zorg voor tijdige aflossing en ‘ontzie’ uw crisisteam waar mogelijk.

Werken op afstand

Veel organisaties zijn genoodzaakt om op afstand te werken. Dit zorgt enerzijds voor innovatie en creativiteit rondom nieuwe digitale werkvormen (denk aan online vergaderen), maar anderzijds voor risico’s en dilemma’s. Bijvoorbeeld op het gebied van de veiligheid van data, privacy en de haalbaarheid van de implementatie van het ‘nieuwe werken’ op korte termijn.

Past deze nieuwe werkvorm wel bij uw organisatie en uw mensen? Zijn zij in staat zich snel aan te passen aan de nieuwe omstandigheden? Functioneren alle ondersteunende systemen? En kiest u voor optimale veiligheid (met alle - mogelijk vertragende - gevolgen van dien) of voor bedrijfscontinuïteit?

Het is belangrijk de vinger aan de pols te houden bij uw medewerkers over de voortgang van en het sentiment rondom de nieuwe werkvormen. Zorg dat de respons van die collega’s het crisisteam bereikt, zodat zij hier waar mogelijk rekening mee kunnen houden.

Interne afstemming

Heldere informatie- en communicatielijnen zijn belangrijk. Altijd al, maar in tijden van crisis helemaal. Het ontbreken ervan kan grote gevolgen hebben, omdat besluiten dan niet op elkaar afgestemd zijn.

Zorg dat de reguliere organisatie en de crisisorganisatie (crisisteam en projectgroepen) goed op de hoogte zijn van elkaars proces. Bijvoorbeeld door periodiek team-overleggen te organiseren, waarin de status van het coronavirus, de impact op de bedrijfsvoering en medewerkers en de gewenste benadering van opdrachtgevers wordt behandeld. Doordat er verschillende teams actief zijn, bestaat het risico dat informatie onvoldoende of niet gedeeld wordt, waardoor essentiële informatie uw team mogelijk niet bereikt.

In deze onrustige tijden kan er veel op u afkomen. Er kan bijvoorbeeld een verdachte situatie rondom uw pand zijn of uw beveiligingsbedrijf kampt met personeelstekorten vanwege het coronavirus. U wilt dat uw crisisteam deze signalen ontvangt, om de impact ervan voor uw organisatie te duiden; loopt u verhoogd risico?

Zorg dat bij de organisatie bekend is waarover, hoe en wanneer u als crisisteam geïnformeerd wilt worden, door duidelijke communicatiekaders op te stellen. Vergeet daarbij niet de communicatie richting uw opdrachtgevers en ketenpartners. Weeg bewust af wat u wel of niet communiceert, aan wie en via welk kanaal.

Onrust onder medewerkers

Een ander risico is de mogelijke onrust die onder medewerkers ontstaat over de toekomst. Dit kan leiden tot uitval, verminderde effectiviteit of een lagere betrokkenheid. De impact van medewerkers die besmet zijn geraakt met het coronavirus is snel breed voelbaar, maar ook de economische en maatschappelijke impact wordt steeds meer waarneembaar. Denk daarbij aan zorgen over het behoud van een baan, over het krijgen van de ziekte zelf of iemand in de naaste omgeving), over mogelijke schaarste, enzovoorts.

Gepaste personele zorg en aandacht vanuit het crisisteam voor deze thema’s zijn essentieel. Wees daarbij zichtbaar en benaderbaar en toon empathie naar uw medewerkers.

Focus op de toekomst

Een ander risico is dat crisisteams en corona-projectgroepen te veel handelen in het ‘nu’ en daardoor (te) weinig vooruitkijken. Veel organisaties zijn bij een kantelpunt aangekomen: een moment om even adem te halen, de balans op te maken en te reflecteren met aandacht voor de toekomstige opgave.

Bouw deze ‘reset’ bewust in wanneer er voor uw organisatie op korte termijn geen rustpunt lijkt te komen. Wat komt er de komende 8 tot 12 weken op de organisatie en operatie af? Welke acties passen daarbij? Welke scenario’s zijn al te bedenken door het crisisteam? Neem voldoende tijd om die scenario’s goed uit te werken, waardoor u beter voorbereid bent en gerichter kunt anticiperen op wat (mogelijk) komen gaat.