Oprechte dialoog belangrijker dan ooit om verzuim tegen te gaan

De coronacrisis raakt werkgevers in veel sectoren keihard en zorgt onder andere voor meer verzuim onder medewerkers. Complexere en langdurige verzuimdossiers ontstaan, net als nieuwe vraagstukken over ziekte en verzuim omdat tijdens deze crisis niet altijd helder is wat kan of mag. Ook loopt de mentale werkdruk op. Dé oplossing om medewerkers duurzaam inzetbaar te houden, is uit te zoeken welke arbeidsmogelijkheden er wél zijn. Alleen via een oprechte dialoog tussen werkgever en -nemer is dit uit te vinden. Dat klinkt eenvoudig, maar is tijdens deze crisis lastiger dan ooit.

Verzuim sinds 2002 niet meer zo hoog geweest

Uit cijfers van het CBS blijkt dat het ziekteverzuim in 2020 flink steeg. Gemiddeld lag het verzuim op 4,75% in dit jaar. In de gezondheids- en welzijnszorg was dit zelfs 6,75%. Sinds 2002 zijn deze percentages niet meer zo hoog geweest. Hoewel het CBS in het onderzoek naar het verzuim niet onderzocht waarom mensen ziek waren, lijkt de coronacrisis hier een belangrijke rol in te spelen. Zo lag in vrijwel elke sector het ziekteverzuimpercentage in het vierde kwartaal van 2020 hoger dan in dezelfde periode een jaar eerder. Zelf ziek zijn, de zorg voor naasten of het ervaren van toegenomen werkdruk en -stress door uitval van anderen of een verstoorde balans tussen werk en privé zijn mogelijke oorzaken van het gestegen verzuim in relatie tot COVID-19.

Er zijn dan ook tal van vragen waarmee werkgevers en -nemers zich sinds het begin van de coronacrisis in maart 2020 geconfronteerd zien. Het coronavirus is een ziekte en daar zitten diverse regels en richtlijnen aan zoals dat ook bij andere ziektes het geval is. Ook ontstaan nieuwe vragen. Mogen medewerkers nog naar kantoor? Kan de werkgever zijn personeel testen? Allemaal vragen die bij arbodienstverleners in 2020 veelvuldig werden gesteld en die door de steeds veranderende richtlijnen en maatregelen vanuit de overheid ook regelmatig terugkeerden. Hier komt nog bij dat de grenzen tussen werk en privé vervagen door het vele thuiswerken en er mogelijk ook meer zogenoemd ‘grijs verzuim’ aanwezig is: verzuim dat niet sluimert omdat medewerkers thuiswerken en vinden dat ze daar langer door kunnen gaan en zich minder snel ziekmelden vergeleken met wanneer zij naar kantoor gaan. Er is dan ook sprake van een ongekend complexe situatie als het gaat om verzuim, die voor zowel werkgevers, medewerkers als arbodiensten niet eerder voorkwam.

Dialoog op lange termijn goed voor continuïteit onderneming

Om als werkgever te zorgen dat medewerkers minder uitvallen en eventueel verzuim korter wordt, is de beste oplossing er een die simpel klinkt: ga oprecht de dialoog aan met elkaar. Vraag wat medewerkers nodig hebben zodat ze niet ziek worden, of sneller kunnen herstellen als ze toch ziek zijn geworden. Erken eventuele klachten en behoeften en respecteer deze. Ga op zoek naar de echte reden van het verzuim, omdat vaak dieperliggende oorzaken een rol spelen. Het toepassen van deze dialoog in de praktijk, is echter lastiger dan op het eerste gezicht lijkt, zeker tijdens deze coronacrisis.

Veel werkgevers zijn namelijk bezig met het voortbestaan van hun onderneming en focussen zich, logischerwijs, op de dagelijkse business. Op de lange termijn wordt echter meer bereikt door goed te luisteren naar wat medewerkers nodig hebben, dan door maar ‘door te blijven hollen’. Wanneer er significante uitval optreedt onder het personeel, komt de continuïteit van de onderneming net zo goed in gevaar, als door de huidige lastige marktomstandigheden.

Zorg voor duurzame inzetbaarheid

Wat kun je als werkgever meteen in de praktijk doen om te zorgen dat medewerkers duurzaam inzetbaar blijven? Deze praktische tips zijn direct toepasbaar:

• Ga op zoek naar de quick wins. Focus op wat echt noodzakelijk is in tijden van crises. Wat is nu echt nodig en wat kan ook wel (iets) later? Maak heldere afspraken met klanten, leveranciers en de eigen medewerkers.
• Houd niet te strikt vast aan processen of protocollen. Als blijkt dat de belasting van medewerkers fors toeneemt door deze striktheid, is het verstandig om processen te versoepelen of aan te passen.
• Zorg voor betrokkenheid en een wij-gevoel. Medewerkers zijn bereid om wat extra’s te geven als ze weten dat er een hecht teamgevoel is. Bespreek met elkaar wie wat kan doen als er iemand uitvalt, of juist om te voorkomen dat er iemand uitvalt. Teamleden voelen zich dan gesterkt doordat ze weten dat collega’s hen ondersteunen.
• Geef medewerkers de ruimte als ze aangeven klachten te hebben. Redden ze het niet met het thuiswerken en de kinderen die ook thuis zitten? Motivatieproblemen? Wat is dan de reactie van jou als werkgever? Mogen deze emoties er zijn of worden ze weggemoffeld?
• Kijk naar wat wel mogelijk is. Vaak kan iemand prima nog voor een bepaald deel van de tijd functioneren en is permanent verzuim niet eens nodig. Kan iemand het overdag bijvoorbeeld niet bolwerken maar wel prima wat werk verrichten in de avonduren?
• Vraag door naar de werkelijke reden van het verzuim. Vaak is er een andere reden voor het verzuim dan in eerste instantie duidelijk is. Je komt hier echter pas achter door goed door te vragen naar de werkelijke oorzaak van het verzuim en te luisteren naar de klachten van de medewerker. Is iemand bijvoorbeeld mantelzorger en neemt dat veel tijd in beslag? Of is er angst voor een coronabesmetting als iemand naar de fysieke werklocatie toe moet?
• Zorg als werkgever dat je wordt ondersteund door een arbodienstverlener die past bij jouw visie op werk en gezondheid.

In de afgelopen maanden zijn veel vragen gesteld aan arbodienstverleners door zowel werkgevers als medewerkers. Een groot deel van die vragen ging over zaken die juist bij uitstek in de dialoog tussen deze partijen beantwoord moet worden. Denk aan vragen over de inrichting van de thuiswerkplek, interne processen, uitputting of een gebrek aan motivatie. De oplossing van deze (potentiële) problemen is door arbodienstverleners niet te geven, maar kan alleen samen worden opgelost. Ja, er is een pandemie gaande die enorm veel aandacht van werkgevers vergt. Vergeet echter niet om de dialoog te blijven aangaan met je medewerkers. Met oprechte aandacht en luisteren bereik je op lange termijn namelijk meer en zorg je pas echt voor duurzame inzetbaarheid.

Sandra Breljakovic is manager verzuimadvies groot zakelijk bij Aon’s Health Solutions