Ressources pédagogiques pour fournisseurs et Foire aux questions

Les achats Aon sont gérés via Coupa, une plateforme cloud gérant toutes les étapes de l’approvisionnement au paiement. Cette plateforme nous permet d’effectuer la totalité des transactions entièrement en ligne.

Pour s’assurer que les fournisseurs disposent de toutes les informations nécessaires leur permettant d’entretenir des relations commerciales de manière efficace avec Aon, nous sommes heureux de proposer une large gamme de ressources pédagogiques.

Portail fournisseurs Coupa

Coupa propose un site d’aide en ligne efficace pour les fournisseurs souhaitant faire partie du portail fournisseurs Coupa (CSP), une ressource gratuite permettant de gérer tous vos clients de manière centralisée via cette plateforme. Sur le site d’aide en ligne CSP, vous trouverez une multitude de documents écrits et présentations vidéo sur différents sujets, par ex. « En quoi consiste le CSP ? », « Comment créer des catalogues ? », « Comment recevoir des bons de commande et envoyer des factures ? », etc.

Ressources supplémentaires

Aon a créé un contenu supplémentaire spécifique à vos politiques et pratiques. Les documents de référence rapide ci-dessous contiennent des informations, que votre entreprise utilise CSP ou des e-mails pour recevoir des bons de commande et envoyer des factures et notes de crédit.

Documents de référence rapide ciblés

Vous pouvez choisir de participer à une séance de questions-réponses en direct* avec notre équipe d’administrateurs système ; contactez notre équipe Supplier Enablement pour connaître les dates et les heures de ces séances.

*Notez que ces séances sont un soutien pédagogique et traitent les questions de navigation générales. Les questions relatives à une facture ou un bon de commande spécifique ne seront pas traitées. Pour ce type d’assistance, veuillez contacter l’équipe d’assistance régionale : APAC, LATAM, EMEA&NA.

Foire aux questions

Q : Qui contacter en cas de questions ?

R : Veuillez nous contacter à l’adresse [email protected]. Notre équipe de service complet se tient à votre disposition pour répondre à vos questions relatives aux pratiques d’achat, aux catalogues, à l’envoi des factures, etc.

Q : Comment puis-je soumettre ma facture ?

R : Avec la mise en place de Coupa, les factures sont reçues directement du fournisseur. Les collègues Aon ne peuvent pas soumettre les factures en votre nom. Trois méthodes en ligne sont disponibles.

Puisque tous les achats Aon requièrent un bon de commande, un fournisseur peut créer une facture directement depuis ce bon de commande. Enregistrez l’e-mail de « notifications Coupa » faisant référence au bon de commande et appuyez sur le grand bouton bleu au milieu de l’e-mail de notification Coupa. Vous devez simplement renseigner un numéro de facture, l’information sur la fiscalité, puis confirmer le compte ou l’adresse de paiement. Vous pouvez également choisir de recevoir des notifications sur l’état d’avancement du processus de paiement en cochant la case en bas de la fenêtre.
Joignez le portail fournisseurs Coupa, une ressource gratuite permettant aux fournisseurs de gérer toutes les transactions Aon au même endroit. Si le fournisseur travaille avec d’autres entreprises via Coupa, ces enregistrements peuvent également être gérés depuis le même site.
La dernière option, et la moins souhaitable, consiste pour le fournisseur (et non pas le collaborateur, à envoyer directement la facture par email à « [email protected] ». Cette option ne permet pas non plus de consulter l’état de paiement.

* Note importante pour les fournisseurs mexicains : En raison des restrictions imposées par les services fiscaux locaux, les factures doivent uniquement être envoyées sous format .pdf et .xls.

Q : Que signifient les différents états de paiement ?

R : Quatre différents états sont possibles lorsque vous consultez l’état de paiement en ligne.

Pending approval (Approbation en attente) : attente d’approbation
Pending receipt (Réception en attente) : l’utilisateur professionnel n’a pas encore confirmé la réception (s’applique aux fournisseurs de catalogues)
Approved (Approuvé) : le paiement a été approuvé ; pour plus de détails, vous pouvez accéder au niveau de facture
Paid (Payé) : le paiement a été effectué ; pour afficher les détails, vous devez accéder à la facture

Q : Comment en savoir plus sur l’utilisation du portail fournisseurs Coupa ?

R : Ce fichier répond aux questions les plus courantes en matière d’inscription à CSP, de navigation dans le portail, d’accusé de réception de bons de commande, de création de factures ainsi que de tenue de catalogues.