Recursos de capacitación y preguntas frecuentes para proveedores
Las compras en Norteamérica y Europa, Medio Oriente y África (Europe, Middle East and Africa, EMEA) se gestionarán a través de Coupa, una plataforma de procesos de pedidos y pagos (Procure-To-Pay) basada en la nube. Esto posibilitará que las transacciones se realicen totalmente en línea.
Para garantizar que los proveedores tengan toda la información necesaria a fin de hacer negocios con Aon de una manera efectiva y eficaz, nos complace ofrecer una amplia variedad de recursos de capacitación.
Portal de proveedores de Coupa
Coupa brinda un sitio de ayuda en línea robusto a los proveedores que deseen formar parte del Portal de proveedores de Coupa (Coupa Supplier Portal, CSP), que es un recurso gratuito cuyo objetivo es gestionar de forma central cualquiera de sus clientes a través de esta plataforma. El sitio de Ayuda en línea de CSP (CSP Online Help) ofrece una variedad de referencias escritas y demostraciones en video sobre una serie de temas; “¿Qué es la CSP?”, “¿Cómo puedo crear los catálogos?”, hasta “¿Cómo recibo las órdenes de compra y envío las facturas?” y mucho más.
Recursos adicionales
Aon generó contenido adicional específico con respecto a nuestras políticas y prácticas. Los materiales de referencia rápida que se indican a continuación incluyen información acerca de si su organización utiliza la CSP o el correo electrónico para recibir las órdenes de compra, enviar las facturas y las notas de crédito.
- Material de referencia rápida focalizado
- puede optar por unirse al foro de preguntas y respuestas en vivo* con nuestro equipo del administrador de sistemas; comuníquese con nuestro Equipo de habilitación de proveedores para obtener información sobre fechas y horarios
*Tenga en cuenta que las sesiones son de aprendizaje y de asistencia en cuanto a la navegación en general. No se responderán las consultas relacionadas con una orden de compra o una factura específica. Para obtener este tipo de asistencia debe comunicarse con nuestro Equipo de habilitación de proveedores..
Preguntas frecuentes
P: Trabajo con otras oficinas de Aon fuera de Australia, Canadá, México, Nueva Zelanda, Reino Unido y EE. UU. ¿Cómo trabajo con esas oficinas?
R: Seguirá trabajando con esas oficinas mediante las prácticas existentes. En este momento, solo Australia, Canadá, México, Nueva Zelanda, Reino Unido y EE. UU. utilizarán Coupa.
P: ¿Con quién puedo comunicarme en caso de que tenga preguntas?
R: Puede comunicarse con nosotros en [email protected]. Este es nuestro tipo de servicio completo que está listo para brindarle asistencia en cuanto a preguntas relacionadas con prácticas de compra, catálogos, presentación de facturas y mucho más.
P: ¿Cómo presento mi factura?
R: Gracias a la implementación de Coupa, Canadá, Reino Unido y EE. UU. recibirán las facturas del proveedor en forma directa. Los colegas de Aon no pueden presentar facturas en nombre del proveedor. Están disponibles tres métodos en línea.
- Debido a que las compras de Aon requieren de una orden de compra, un proveedor puede generar una factura directamente a partir de esa orden de compra. Guarde el correo electrónico de “Notificaciones de Coupa” (Coupa Notifications) que hace referencia a la Orden de compra y presione el botón azul grande que se encuentra en el centro del correo electrónico de Notificaciones de Coupa. Solo debe ingresar el número de la factura, los detalles tributarios y confirmar la cuenta o dirección de remesa de pago. Si marca la casilla que se encuentra en la parte más baja de la ventana, también podrá optar por recibir actualizaciones sobre el avance del pago.
- Únase al Portal de proveedores de Coupa (Coupa Supplier Portal, CSP) que es un recurso gratuito para proveedores que conserva todas las transacciones con Aon en un solo lugar. Si el proveedor trabaja con otras organizaciones que utilizan Coupa, también se pueden gestionar esos registros desde el mismo sitio.
- Una opción final, y la menos predilecta, es que el proveedor (no el colega) puede enviar la factura por correo electrónico a '[email protected]'. Esta opción también significa que se pierde la capacidad de ver el estado del pago.
P: ¿Qué significan los distintos estados de pago?
R: Existen cuatro términos distintos que verá cuando revise en línea el estado de los pagos.
- Pendiente de aprobación (Pending approval): aguarda aprobación en una cola
- Pendiente de recepción (Pending receipt): el usuario comercial todavía no indicó la recepción (esta opción corresponde a los proveedores de catálogo)
- Aprobado (Approved): se aprobó para recibir un pago; en este estado uno puede desglosar la información a nivel de la factura a fin de obtener más detalles
- Pagado (Paid): se emitió un pago, en este estado uno tendrá que desglosar la información de la factura a fin de ver los detalles.
P: ¿Cómo puedo obtener más información sobre el uso del Portal de proveedores de Coupa?
R: Este archivo brinda respuestas para las preguntas más comunes con respecto a cómo registrarse en el CSP, cómo navegar el portal, el acuse de recibo de las órdenes de compra, la generación de facturas y el mantenimiento de los catálogos.