Veiligheid: leidraad tijdelijke bedrijfssluiting en/of ‘lockdown’ locaties

Waar moet u aan denken bij het tijdelijk sluiten / ‘lockdown’ bedrijfslocaties?

De risico's van tijdelijk stilgelegde bedrijfspanden zijn meestal anders dan die van bedrijfspanden die operationeel zijn. Bovendien staan deze bedrijfspanden vaak niet onder dagelijks toezicht van uw collega’s. Daarnaast kunnen tijdelijk stilgelegde bedrijfspanden aantrekkelijk zijn voor jongeren en vandalen. Daarom dienen er voorzorgsmaatregelen te worden genomen om ongeoorloofde toegang te voorkomen tijdens de ‘lockdown’.

Voor de korte termijn zijn de veiligheidsrisico’s waar u rekening mee moet houden: brand (die bijvoorbeeld wordt veroorzaakt door brandstichting of storing van elektrische apparaten), diefstal, vandalisme en misschien in bepaalde regio’s of periodes het bevriezen van waterinstallaties.

Op basis van schadestatistieken kunnen we vaststellen dat de meeste schade optreedt wanneer een locatie weer wordt opgestart na een periode van stillegging – bijvoorbeeld na afloop van een ‘lockdown’. Denk eraan dat het hier twee verschillende fases betreft, met elk zijn eigen aandachtspunten op het gebied van veiligheid.

Heeft u al een procedure voor het stilleggen van bedrijfsprocessen tijdens de zomer of rond de Kerst? Gebruik deze dan ook voor het stilleggen en opnieuw opstarten van uw faciliteit rond de ‘lockdown’.

Veiligheid: algemene leidraad voor risicobeheersing bij tijdelijke sluiting van locaties

Gebruik deze leidraad als een richtlijn, het is geen regelgevend document. Deze leidraad is opgesteld na meerdere verzoeken om advies te geven over risicobeheersing bij een ‘lockdown’. Indien nodig werken we dit periodiek bij.

Autoriteiten

• Controleer of er wettelijke aspecten zitten aan het tijdelijk sluiten van locaties. Stel de autoriteiten in een vroeg stadium op de hoogte van de plannen om uw bedrijfspand(en) tijdelijk te sluiten tijdens de ‘lockdown’periode.
• Geef de brandweer de sleutels van het stilgelegde gebouw of verstrek in ieder geval de gegevens van een of meerdere contactpersonen voor noodsituaties.

Verzekeringen

Stel de verantwoordelijke voor de verzekeringen en/of riskmanager van uw bedrijf in een vroeg stadium op de hoogte van de plannen voor de sluiting van de locatie. Informeer ook uw contactpersoon bij Aon.

Beveiliging

• Houd de beveiliging ter plaatse in stand tijdens de ‘lockdown’. Als dit niet praktisch mogelijk is of wanneer er geen cameratoezicht (CCTV-systeem) of inbraakalarmsysteem is, dient er meerdere keren per dag een rondgang te worden gemaakt binnen en buiten de gebouwen. De rondgang op de locatie dient willekeurig te zijn, dus niet elke dag rond dezelfde tijd en in dezelfde volgorde. Als alternatief hiervoor kunt u denken aan een tijdelijk mobiel (gehuurd) CCTV-systeem met continue bewaking.
• Zorg dat CCTV-camerabeelden door de beveiliger ter plaatse of op afstand kunnen worden bekeken.
• Houd elektronische inbraakalarmsystemen in stand tijdens de tijdelijke bedrijfssluiting. Laat de externe meldkamer weten dat het gebouw onbemand is. De meldkamer dient het nummer van de politie te hebben; of van andere contactpersonen voor de locatie die zij, indien nodig, kunnen bellen.
• Vraag uw beveiligingsbedrijf of particuliere alarmcentrale of zij een effectief bedrijfscontinuïteitsplan hebben, zodat zij hun dienstverlening tijdens de ‘lockdown’ periode kunnen garanderen.
• Houd 's nachts de buitenverlichting aan en controleer de werking daarvan regelmatig.
• Schakel de binnenverlichting waar mogelijk uit.
• Sluit alle poorten, deuren en ramen. Ga na of het hekwerk in goede staat is en controleer de hekken regelmatig.
• Houd een sleutelregistratiesysteem bij. Alleen bevoegde personen moeten toegang hebben tot de tijdelijk stilgelegde gebouwen.
• Sla vertrouwelijke en belangrijke documenten veilig op. Zorg dat bedrijfskritische (ICT-)systemen beveiligd zijn. Verwijder brandbare materialen uit ICT-ruimtes en sluit deze ruimtes af.

Brandveiligheid

• Maak vóór de ‘lockdown’ van het gebouw een afsluitende rondgang met minimaal twee medewerkers, om systemen en elektrische apparaten uit te schakelen en ramen en deuren te sluiten.
• Houd de brandbeveiliging in het gebouw in stand tijdens de tijdelijke bedrijfssluiting; bijvoorbeeld de automatische sprinklerinstallatie, het branddetectiesysteem en de branddeuren. Blijf indien mogelijk doorgaan met de periodieke inspecties, testen en onderhoud van de brandbeveiligingssystemen. Is dit niet mogelijk? Neem dan contact op met uw lokale contactpersoon bij Aon (bijvoorbeeld uw accountmanager of risk account engineer) om alternatieven te bespreken. Deze activiteiten kunnen, in overleg met Aon en risicodrager(s), eventueel worden uitgesteld tot na de ‘lockdown’periode.
• Controleer of dieseltanks van bluswatervoorzieningssystemen (o.a. sprinklers) vol zijn.
• Sluit branddeuren. Als branddeuren open moeten blijven, controleer dan of deze deuren automatisch volledig gesloten kunnen worden en of ze niet geblokkeerd worden door zaken die in de weg staan.
• Controleer fysiek of de sprinklerafsluiters in een volledig open positie staan.
• Controleer of brandmeldinstallaties goed werken en dat brand- en technische alarmen worden verzonden naar de juiste locaties (niet naar de onbemande receptie maar naar de beveiliging, particuliere alarmcentrales of de brandweer).
• Controleer of ondergrondse brandkranen op het terrein niet bedekt/geblokkeerd worden door buitenopslag, containers of geparkeerde vrachtwagens. Ga ook na of de afsluiters van de hoofdsecties van brandkranen openstaan.
• Zorg dat de watervoorziening voor de brandweer volledig operationeel en toegankelijk is en blijft tijdens de ‘lockdown’.
• Laat de externe meldkamer voor brandalarmopvolging weten dat het gebouw tijdelijk leeg staat. De meldkamer dient te beschikken over het telefoonnummer van een centrale contactpersoon voor het bedrijf of van de brandweer, zodat ze die indien nodig kunnen bellen.
• Houd een procedure voor het buiten gebruik stellen van brandbeveiligingssystemen in stand, bijv. in geval van (al dan niet gepland) onderhoud. U kunt op verzoek meer informatie geven over de procedure bij het buiten gebruik stellen van een brandbeveiligingssysteem.
• Controleer voorafgaand aan de tijdelijke afsluiting of handmatige brandblusmiddelen en slanghaspels niet geblokkeerd worden en goed zichtbaar zijn.
• Verwijder brandbaar materiaal van het terrein vóór de tijdelijke bedrijfssluiting. Denk daarbij aan ongebruikte pallets, afval en andere brandbare materialen.
• Verwijder, voor zover praktisch mogelijk, alle brandbare materialen uit het tijdelijk stilgelegde gebouw, zoals afval, ontvlambare vloeistoffen en andere niet-essentiële brandbare stoffen.
• Sluit buiten opgeslagen gascilinders of vaten met brandbare vloeistoffen af.
• Zorg ervoor dat tanks en leidingen die tijdelijk geen ontvlambare vloeistoffen of gassen bevatten, worden afgetapt en doorgespoeld, om zo het gevaar van brand of explosie door resterende dampen te verminderen.
• Vrachtwagens dienen op een afstand van minimaal tien meter van het hoofdgebouw te worden geparkeerd.

Installaties en apparaten

• Controleer of er nog brandbare materialen (te dicht) in de buurt zijn van kachels.
• Koppel indien mogelijk alle accu-laadsystemen los. Controleer voor de systemen die niet kunnen worden losgekoppeld, of alle decentrale accu-laadeenheden op voldoende afstand (minimaal 1,5 meter) zijn van brandbare materialen.
• Kleine mobiele kachels dienen te worden uitgezet tijdens de ‘lockdown’, tenzij ze echt nodig zijn en op een veilige manier worden gebruikt.
• Houd voor gebieden met een bevriezingsrisico de verwarmingsinstallaties operationeel om te voorkomen dat essentiële waterinstallaties, zoals sprinklerinstallaties en afvoerwaterinstallaties, tanks en leidingen, bevriezen.
• Sluit de kranen van de waterleiding of koppel apparaten zoals koffiemachines los tijdens de tijdelijke bedrijfssluiting of neem ze mee in de dagelijkse controleronde.

Onderhoud

• Indien de tijdelijke ‘lockdown’-periode wordt gebruikt voor onderhoud of projecten, gebruik dan een procedure voor 'veilig werken door aannemers'. Een voorbeeld kunnen wij u op verzoek toesturen.
• Er dient een schriftelijke vergunning voor brandgevaarlijke werkzaamheden te worden afgegeven voor alle bouw-, sloop- en onderhoudswerkzaamheden waarbij snijden, slijpen, lassen enz. nodig is. Een brandwacht dient de werkplek te controleren voor, tijdens en na werkzaamheden onder hoge temperaturen. Op uw verzoek kan Aon meer informatie geven over de voorschriften bij brandgevaarlijke werkzaamheden.

Aanvullende informatie bij tijdelijke bedrijfssluiting of stillegging locaties

• Neem indien nodig contact op met uw contactpersoon voor verzekeringen en/of risk manager of met Aon (Risk Control) voor aanvullende informatie over veiligheid.
• Aon kan u op verzoek een checklist ‘lockdown’ toesturen.